Membuat Struktur Organisasi Excel dan Word: 8 Cara organisasi.co.id

Membuat struktur organisasi kini dapat kita lakukan dengan mudah. Bermodal kecanggihan teknologi, tidak ada yang sulit untuk kita lakukan saat ini. Tika, Struktur Organisasi – Organisasi.co.id

Banyak orang yang mengeluh untuk melakukan pekerjaan administratif. Selain harus teliti, mereka juga harus membuatnya dengan rinci.

Inilah yang kemudian menjadi kesulitan tersendiri. Namun berkat perkembangan jaman, sekarang semua bisa menjadi lebih cepat dan mudah.

Adapun tata cara membuatnya akan kita bahas di bawah ini. Cukup siapkan komputer atau laptop dan pastikan telah tersedia Microsoft Office di dalamnya.

Daftar Isi

Membuat Struktur Organisasi

Pada jaman dahulu, untuk membuat apapun yang bersifat administratif, kita hanya perlu bermodalkan pena dan kertas. Bahkan sebelum masa manusia beradab, semua itu mereka guratkan di dinding gua.

Tujuannya adalah untuk memberikan bukti atau rekam jejak hasil keputusan bersama. Mulai dari struktur tertinggi hingga terendah akan tergambar seperti piramida.

Kemudian, saat jaman sedikit lebih maju, manusia menemukan mesin ketik. Pena yang dapat luntur pun tergantikan dengan hasil mesin ketik.

Adanya benda ini kemudian semakin memperkuat kearsipan yang ada. Tentu saja tidak semua orang mampu menjaga arsip penting.

Apalagi untuk organisasi yang vital, banyak pihak yang akan mencoba membakar atau menghancurkan skema organisasi yang ada.

Jaman terus berkembang dan komputer pun mulai ada. Mulanya ia hanya berfungsi untuk mengirimkan email dengan sistem Linux.

Lambat laun hingga saat ini, fungsinya adalah untuk berbagai hal termasuk membuat dokumen dan kearsipan lainnya.

Cara Membuat Struktur Organisasi

Sebelum membuat struktur organisasi, kita perlu mengetahui kepengurusan apa saja yang perlu ada dalam sebuah organisasi tersebut.

Sebagai contoh, kepengurusan RT. Struktur yang terlibat antara lain: Ketua RT, Wakil Ketua RT, Sekretaris, Bendahara, Humas, Keagamaan, dan Keamanan.

Dengan demikian, kita harus menyediakan tujuh kolom. Kolom teratas adalah untuk ketua RT, di bawahnya adalah wakil ketua.

Satu garis lurus dengan wakil ketua adalah sekretaris, kemudian di bawahnya lagi adalah bendahara. Setelah itu, terjadi percabangan yang berjumlah tiga kolom.

Isinya adalah Humas, Keagamaan, dan Keamanan.

Jadi, hal yang perlu kita perhatikan adalah bahwa struktur organisasi merupakan garis hierarki yang bertingkat. Isinya menerangkan komponen-komponen penyusun perusahaan.

jadi setiap individu dalam sebuah organisasi telah memiliki posisi dan fungsi masing-masing.

Organisatoris baca:

Adanya struktur organisasi tentu untuk kepentingan organisasi. Oleh sebab itu maka hanya orang-orang kompeten saja yang mendapat tempat sesuai dengan bidang dan keahlian yang diperlukan oleh organisasi.

Fungsi Struktur Organisasi

Adanya suatu hal tentu memiliki fungsinya masing-masing. Adapun fungsi struktur organisasi adalah:

Memperjelas fungsi dan posisi setiap anggota organisasi

Setiap individu yang menjadi anggota dalam sebuah organisasi harus bertanggung jawab pada pemimpin yang telah memberikan mereka wewenang.

Mendeskripsikan posisi setiap anggota organisasi

Artinya setiap anggota dalam organisasi akan mudah untuk berkoordinasi dan berkomunikasi. Hal ini karena keterkaitan terhadap penyelesaian pada sebuah fungsi yang menjadi tanggung jawab anggota.

Menjelaskan jalur koordinasi pekerjaan

Setiap orang yang memiliki posisi dalam organisasi dapat mengetahui batasan tanggung jawab mereka masing-masing. Mereka juga mengetahui cara untuk bekerjasama demi percepatan dalam mencapai tujuan.

Menjelaskan uraian tugas

Pemimpin dapat melakukan pengawasan dan pengendalian dengan lebih mudah. Tak hanya itu, para anggota maupun bawahan juga dapat berkonsentrasi untuk melakukan tugas mereka karena uraian semua telah jelas.

Macam-macam Struktur Organisasi

Sebelum membuat skema struktur organisasi, kita perlu mengetahui bahwa ada tiga jenis struktur organisasi.

Struktur Organisasi Fungsional

Struktur ini adalah yang paling umum dalam sebuah organisasi. Pembagian kerja berdasarkan fungsi manajemen. Contohnya adalah bagian produksi, Sumber Daya Manusia, dan Pemasaran memiliki fungsi masing-masing.

Mereka dengan kemampuan yang sama akan masuk ke dalam kelompok unit kerja yang sama.

Jenis struktur ini, apabila kita gunakan dalam perusahaan, sangat cocok untuk perusahaan dengan sedikit produk dan layanan. Jika ingin menekan biaya operasional, maka gunakan struktur ini.

Hanya saja, setiap fungsi akan mengalami kesulitan untuk berkomunikasi antar unit kerja.

Struktur Organisasi Divisional

^{Organisatoris lain baca ini:} Cara Pendirian Dan Struktur Organisasi: CV, Kontraktor Dan UKM

Pengelompokannya berdasarkan kesamaan layanan, letak geografis, kesamaan produk, dan pasar. Biasanya organisasi yang menggunakannya adalah organisasi besar karena biaya operasional yang cukup tinggi.

Struktur Organisasi Metriks

Adalah susunan organisasi untuk bermacam-macam pekerjaan. Sifatnya lebih kompleks dari kedua struktur organisasi yang lain.

Cara Membuat Struktur Organisasi di Word

Mari kita mulai membuatnya menggunakan metode singkat di komputer. Adapun tugas Microsoft Office adalah untuk membantu kita mengolah data. Ini pun merupakan salah satu data.

Pastikan kita memiliki komputer atau laptop yang berisi Word di dalamnya. Versi Microsoft Word bervariasi mulai dari versi 8 hingga 10. Semakin baru serinya maka semakin lengkap fiturnya. Jika belum punya, silahkan install dulu.

Buka aplikasi microsoft Word.
Klik “menu” yang ada pada bagian atas halaman dan pilih “insert”.
Pada menu tersebut kita akan melihat beberapa pilihan. Pilihlah “SmartArt”. Gunanya adalah untuk memilih bentuk grafis yang ingin kita buat.
Boleh memilih bentuk hierarki yang merupakan bentuk umum dalam sebuah struktur organisasi.
Klik dan bentuk itu akan muncul pada lembar Microsoft Word.
Atur ukurannya sesuai dengan yang kita perlukan.
Tambahkan tulisan yang berisi nama dan jabatan sesuai bentuk grafis.
Selesai dan siap untuk di cetak.

Cara mengedit

Kita dapat mengedit dan memperindah tampilan struktur yang telah kita buat. Adapun tahapan-tahapannya adalah sebagai berikut.

Smartstyles

Dengan fitur ini, kita dapat mengubah model struktur organisasi yang telah kita buat. Fitur ini tersedia di Word.

Mengubah warna

Untuk mempercantik tulisan atau membuatnya nampak cerah, kita dapat mengganti warna sesuai selera. pastikan warna tersebut dapat terbaca terutama saat dicetak di atas kertas dengan warna tertentu.

Membuat Bagan di Excel

Microsoft office memiliki fungsi meringankan tugas kearsipan kita. Terdapat empat kategori umum dalam Microsoft Office. Pertama adalah Microsoft Word untuk pengolahan kearsipan berupa penulisan administratif.

Kedua adalah Microsoft Excel untuk pengolahan data termasuk numeric. Ketiga adalah Microsoft Power Point yang membantu kita dalam presentasi, dan Microsoft Publication yang membantu kita dalam membuat publikasi.

Lantas bagaimana cara membuat bagan di Excel? Apakah ini hanya dapat berfungsi untuk mengolah data dan angka?

Dalam hal ini, Excel berkolaborasi dengan Visio yang merupakan drag and drop canvas tool sebagai alat untuk membuat bagan organisasi.

Caranya adalah dengan klik informasi yang ada di dalam database atau file. Kemudian jawablah pertanyaan yang ada. Kita juga dapat mengimpor gambar yang ingin kita masukkan dan klik selesai.

Ketika kita mengimpor informasi ke bagan dari Excel, maka kita juga dapat menambahkan informasi dalam Organization Chart Wizard.

Tips Lainnya untuk Bagan Organisasi

Walaupun kita membuat sebuah bagan menggunakan teknologi canggih, hal itu tidak menjamin hasilnya akan sellau sempurna.

Oleh sebab itulah kita perlu merapikan kembali apa yang telah terbuat. Hal-hal yang membutuhkan pengecekan adalah:

Ukuran

Ketika bagan terlalu besar, maka hasil akhirnya kita tidak dapat membuat tiga jenis bagan dalam satu kertas. jadi sangat penting untuk melihatnya dengan menu “View”.

Pastikan juga kita telah membuat ukuran yang tepat sehingga urutan hierarki nampak dengan sangat jelas.

Warna

Sebaiknya memilih warna yang konsisten. Demikian pula dengan bentuk, Gunakan satu warna untuk satu divisi. Tentukan juga bentuk kotak atau bentuk lainnya untuk menegakkan posisi dan nama personil organisasi.

Informasi

Kita bisa menambahkan informasi terkait alamat dan nomor ponsel setiap orang dalam bagan organisasi. Hal ini akan membuat orang lain yang membutuhkan dapat langsung menghubungi.

Jarak antar bagan

Kita perlu memahami bagaimana sebaiknya bagan tersebut agar mudah untuk dibaca. Ketika jarak terlalu dekat, maka tentu saja hal itu mengurangi kerapian dari bagan.

Namun jika jarak juga terlalu lebar, kita khawatir ukuran tulisan harus menjadi lebih kecil atau jutsru tidak dapat tercetak dengan baik.

Oleh sebab itulah kita perlu mengatur jarak yang sesuai.

Cara Lain:

Memilih data untuk bahan bagan dan pilih sisipkan. Pratinjau terlebih dahulu (ALT + F1 untuk langsung membuat bagan namun dengan format umum).

Pilih bagan dan klik OK.

Jika ingin menambahkan garis, maka pilih bagan, klik desain dan tambahkan elemen bagan. Masuk ke menu garis tren dan pilihlah tipe garis.

garis tersebut meliputi prakiraan linier, eksponensial, rata-rata bergerak, atau eksponensial.

Cara Buat Struktur Organisasi Kreatif

Saat ini kita mengenal berbagai macam aplikasi untuk membantu membuat bagan. Contohnya adalah aplikasi Canva. Pertama, sebelum menggunakannya, kita harus memiliki akun terlebih dahulu.

Setelah membuat akun dan mengkonfirmasi akun tersebut, saatnya memilih template dan klik kotak teks untuk menyesuaikan grafik.

Kita bisa memilih berbagai jenis bingkai, garis, hingga bentuk. Jangan lupa menyimpan hasil kerja kita dan membagikannya ke printer.

Kita juga dapat menambahkan foto para anggota organisasi terutama yang menjadi bagian dari struktur organisasi. Upload beberapa gambar secara gratis.

Tarik dan lepaskan file gambar dari komputer atau ponsel ke Canva. Setelah itu maka gambar akan tersimpan dalam akun.

Ketika ingin menghapus suatu posisi, kita juga dapat melakukannya dengan mudah melalui tab elemen, klik ikon.

Beberapa klik saja cukup untuk memilih warna atau mengedit. Klik alat bantu pemilihan warna untuk mendapatkan spektrum dan rona warna yang unik.

Ubahlah warna kotak atau garis penghubung yang berfungsi untuk membuat kode warna. Kita hanya perlu mengikuti arahan.

Tidak ada yang sulit jika kita mau mencoba. Sekalipun telah termakan usia, belajar tidaklah mengenal usia. Ada baiknya kita mulai dari cara yang mudah yaitu menggunakan Microsoft Office.

Ketika hasil tersebut berniat untuk dicetak, kita perlu memastikan kualitas kertas dan printer. Dengan ukuran besar sebaiknya kita membawanya ke percetakan karena tentunya mesin cetak yang diperlukan juga berbeda.

Hampir semua jenis office dapat membantu membuat bagan. Jadi selamat mencoba!

Daftar Pustaka:

Membuat Struktur Organisasi Excel dan Word: 8 Cara