Contoh sambutan rapat kerja pada artikel ini pasti akan berguna di lingkup kerja kalian. Jadi pastikan kalian membaca sampai tuntas ya! MC Indonesia
Struktur Acara Rapat Kerja
Jika kalian masih menjadi junior di lingkungan kerja, biasanya tidak perlu mempersiapkan contoh sambutan rapat kerja.
Namun bisa saja terjadi hal tak terduga seperti dimintai tolong oleh atasan kalian untuk membuatkannya. Jika sudah begitu apakah kalian tidak sungkan menolak?
Sebenarnya mengapa dalam bekerja kalian butuh mengadakan rapat? Jadi perlu dipahami jika bekerja dalam satu tim tentu butuh penyamaan visi, misi, dan persepsi.
Sebab itulah perlu adanya rapat kerja untuk membahas progres pekerjaan atau sekedar membahas ide-ide untuk memajukan perusahaan.
Dalam rapat yang sifatnya formal terutama, kalian perlu memperhatikan struktur acaranya. Tidak mungkin rapat akan berlangsung seperti saat kalian nongkrong di cafe tanpa tujuan dan pembahasan yang jelas. Itulah alasan mengapa kalian butuh struktur rapat kerja.
Adapun struktur acara rapat kerja antara lain:
- Pembukaan yang isinya sepatah dua patah kata dari pembuka acara dan doa pembuka.
- Sambutan yang umumnya diisi oleh pimpinan perusahaan serta ketua pelaksana.
- Inti rapat kerja berisi poin penting pembahasan rapat.
- Kesimpulan yang akan disampaikan oleh moderator.
- Membaca doa penutup.
- Penutup oleh pembawa acara.
Struktur tersebut tentu akan berbeda-beda tergantung jenis rapatnya apakah formal atau informal walaupun umumnya rapat kerja bersifat formal.
Sebelum kalian menyusun strukturnya, pastikan juga para pemimpin dan pemberi sambutan dapat hadir sesuai kesepakatan waktu.
Tujuannya agar rapat dapat berlangsung secara efektif dan efisien. Jadi mereka yang menghadiri rapat tidak akan boros waktu, menelantarkan pekerjaan, dan yang terpenting tetap bersemangat membahas poin-poin dalam rapat.
Organisatoris lain juga baca ini: Info Rekrutmen BUMN 2024: 4 Poin Penting
Perbedaan Rapat Kerja Formal dan Organisasi
Contoh sambutan rapat kerja berbeda-beda tergantung jenis rapatnya apakah formal atau informal dan tentu juga berbeda dengan rapat organisasi.
Bagaimana cara membedakannya? Kalian harus memahami dulu perbedaannya.
Rapat Kerja Formal
Seperti namanya yaitu formal, maka jenis rapat ini pasti sudah memiliki perencanaan yang matang. Selain sifatnya yang resmi, pakaian para tamunya pun resmi dan cenderung sudah mendapatkan pemberitahuan terlebih dahulu berupa undangan.
Dalam jenis rapat kerja seperti ini tentu tujuan dan strukturnya jelas yaitu membahas kinerja pekerjaan masing-masing direksi atau kinerja anggota perusahaan secara umum.
Di dalamnya juga berisikan sambutan-sambutan sebelum memasuki inti acara. Bahkan ada pula yang menambahkan fasilitator untuk meningkatkan SDM perusahaan.
Tidak lupa tersedia notulen, pembawa acara, dan moderator yang mengarahkan jalannya rapat agar sesuai rencana dan batas waktu yang ditetapkan serta mencatat semua info di lokasi rapat.
Tujuannya untuk merangkum isi rapat sekaligus menjadi catatan evaluasi ke depannya. Dari sisi waktu rapat kerja sangat efisien mengingat para pekerja harus kembali bekerja dan menghasilkan uang bagi perusahaan.
Organisasi
Ada banyak jenis organisasi di Indonesia. Mulai dari organisasi profesi, organisasi mahasiswa, hingga organisasi masyarakat.
Ketika organisasi hendak melakukan rapat, tentu saja poin pembahasannya berbeda sekalipun beberapa organisasi mengadakan rapat dalam ruang lingkup formal.
Dalam organisasi mereka seharusnya mencari solusi atas masalah dan memperbaikinya, bukan lagi mencari berapa omset yang harus diraih atau peluncuran produk baru. Pastinya itulah bedanya antara anggota perusahaan dan anggota organisasi.
Selain dari sisi inti permasalahan yang dibahas, dalam rapat organisasi juga cenderung tidak baku dan kurang efisien.
Contoh saja saat rapat organisasi paguyuban sekolah. Rapat dibuka ala kadarnya dan pembahasan pun merembet kemana-mana. Tidak jarang juga menghabiskan waktu berjam-jam.
Contoh lainnya saat rapat organisasi mahasiswa. Banyak yang datang saat hari masih terang dan kembali saat hari sudah sangat gelap.
Kedua hal itu membuktikan bagaimana rapat organisasi cenderung tidak terstruktur dan efisien. Walaupun demikian kondisi tersebut tidak selalu seperti itu. Ada saat-saat dimana rapat menjadi baku atau formal yakni saat menghadirkan narasumber.
Adanya narasumber menjadi angin segar untuk pulang tepat waktu karena mereka memiliki agenda-agenda lain dan tidak hanya menunggu obrolan-obrolan pada rapat organisasi.
Organisatoris lain juga baca ini: Contekan Cocok untuk Gen Z : 5 Tips Menabung Bisa Beli Rumah
Bagan Penting Materi Sambutan Rapat Kerja
Sebelum kalian mencoba membuat sambutan rapat kerja versi kalian, sebaiknya kenali dan cermati bagan penting materi sambutan tersebut.
Sebab dari bagan itulah poin-poin penting tercantum dan kalian akan lebih terarah dalam menyusun kata sambutan.
Gambar tersebut merupakan contoh bagan pembahasan rapat kerja suatu organisasi Karang Taruna. Setelah adanya pembukaan maka acara selanjutnya yaitu sambutan ketua dan wakil ketua.
Secara gambaran umum, rapat tersebut akan membahas mengenai AD ART, penggantian pengurus, perekrutan acara, dan pagelaran 10 November.
Jadi hendaknya ketua maupun wakil ketua memberikan contoh sambutan rapat kerja yang di dalamnya membahas sedikit mengenai isi acara.
Itulah pentingnya suatu bagan rapat kerja agar pemberi sambutan paham materi sambutan yang akan mereka bawakan.
Dalam contoh acara Karang Taruna tersebut, ketua atau wakil ketua akan memberikan contoh sambutan sebagai berikut:
“Rekan-rekan yang saya banggakan. Saya harap pergantian pengurus ini nantinya akan membuat Karang Taruna semakin maju dan inovatif dalam kegiatannya.”
Contoh lainnya:
“Terima kasih atas waktu yang diberikan kepada saya. Dalam kesempatan ini saya selaku ketua ingin memotivasi rekan-rekan untuk lebih bersemangat jika nanti terpilih kembali menjadi pengurus.”
Demikian pentingnya bagan materi untuk mempermudah dalam pembuatan kata sambutan. Selanjutnya kita akan membuat contoh naskahnya.
Organisatoris lain juga baca ini: Susunan Organisasi Kampus: 4 Kategori dan 2 Jenisnya
Contoh Naskah Sambutan Rapat Kerja
Contoh sambutan rapat kerja terbagi atas formal dan informal. Mari kita jabarkan untuk rapat kerja formal terlebih dahulu.
Contoh Sambutan Rapat Kerja Formal
- Terdiri atas salam pembuka dan menyapa para tamu sesuai dengan urutan jabatannya. Contoh:
Assalamu’alaikum warohmatullaah wabarokatuh
Selamat pagi dan salam sejahtera bagi kita semua
Yang terhormat, Bupati Kabupaten Sleman, ibu Dra. Hj. Kustini Sri Purnomo
Yang saya hormati, Kepala Dinas Koperasi UKM Kabupaten Sleman, ibu Dra. Tina Hastini M.M beserta para tamu undangan.
- Ucapan syukur
Ijinkan saya mengucapkan syukur kepada Tuhan yang Maha Esa yang telah memberikan kesempatan bagi kita untuk berkumpul di acara ….. (Diisi sesuai acara)
- Inti sambutan tergantung pada tema rapat kerja. Dalam hal ini kita contohkan rapat pengukuhan pengurus forum komunikasi UMKM Kabupaten Sleman, maka sambutan yang dapat digunakan adalah:
UMKM memiliki peran yang besar dalam menggerakkan sektor ekonomi. Melalui pengukuhan ini besar harapan saya dan mungkin juga harapan kita semua, semoga ke depannya UMKM di Kabupaten Sleman akan semakin maju dari sisi produksi, distribusi, penjualan, hingga SDM.
Dengan mengemban amanah sebagai Ketua Forkom, saya berharap dapat membantu para UMKM semakin naik kelas dan go Internasional.
- Penutup dan salam
Demikian dari saya. Ada kurangnya mohon maaf. Maju terus Forkom UMKM Kabupaten Sleman. Salam UMKM Naik Kelas!
Selamat pagi, wassalamu’alaikum warohmatullah wabarokatuh.
Itulah contoh sambutan formal. Selanjutnya kita bahas non formal.
Contoh Sambutan Rapat Kerja Informal
Tidak ada susunan yang baku dalam rapat kerja informal. Contohnya adalah sebagai berikut:
Selamat pagi. Apa kabar rekan-rekan semua? Mari kita buka rapat kerja kali ini dengan basmalah. Bagi yang beragama lain menyesuaikan.
Akhirnya kita sudah sampai di penghujung semester dua. Waktunya membahas kenang-kenangan untuk wali kelas anak kita dan rencana pengisian liburan.
Apakah ada lokasi outbond untuk anak-anak yang aman dan menyenangkan? Inilah poin yanh akan kita bahas selain kenang-kenangan untuk wali kelas.
Saya selaku ketua paguyuban memasrahkan seluruhnya pada hasil voting hari ini dan silahkan bapak ibu memberikan masukannya.
Terima kasih, selamat pagi dan mari kita lanjutkan diskusi kita.
Rapat kerja informal terkesan ringkas namun jika dilakoni sangat menyita waktu. Dari contoh di atas saja apakah kalian yakin rapat selesai dalam satu jam? Tidak mustahil juga jika berakhir dengan adu urat.
Organisatoris lain juga baca ini: 6 Macam Organisasi Kampus Internal: Nomor 1 Selevel DPR
Kesimpulan
Contoh sambutan rapat kerja pada artikel ini terdiri atas formal dan informal. Selain berbeda dari sisi isi kontennya, keduanya juga berbeda dari sisi struktur.
Sama-sama terdiri dari pembuka, isi, dan penutup, faktanya sambutan rapat kerja formal lebih sat-set dan to the point.
Rapat kerja formal memiliki bagan materi yang berguna untuk membuat kerangka sambutan.
Jadi antara inti rapat dan isi sambutan saling berkaitan. Tidak mungkin rapat mengenai pemilihan pengurus namun sambutannya justru mengenai pertumbuhan ekonomi. Pastinya tidak hanya audiens yang bingung. Pemberi sambutan juga pasti bingung dan malu.
Berbeda halnya dengan rapat kerja informal yang bisa dilakukan juga di tempat yang santai dengan pembahasan yang “ngalor ngidul”.
Sambutan dalam rapat kerja informal memang penting tapi tidak penting-penting amat. Intinya adalah berkumpul mencari solusi dan semua tamu memiliki hak berbicara tanpa ada ritme yang mengatur.
Saat lelah toh semua akan menutup acara masing-masing.
Jika kalian hendak membuat contoh sambutan rapat kerja, maka pastikan dulu temanya dan bagan materinya.
Barulah kalian merangkai kata demi kata mengacu pada informasi terbaru terkait tema rapat kerja yang akan dihadiri.
Penggunaan tata bahasa juga perlu menyesuaikan dengan tema maupun jenis rapat. Ketika yang menghadiri rapat kerja adalah dewan direksi atau yang berkedudukan lebih tinggi dari kalian apakah mungkin menggunakan bahasa kasual?
Bagaimana menurut kalian? Cukup mudah bukan untuk membuatnya? Contoh-contoh dalam artikel ini semoga dapat membantu.
Organisatoris lain juga baca ini: 6 Pentingnya Organisasi PGRI bagi Wanita
Sumber:
