Struktur lini staf dan fungsional penting dalam organisasi untuk menggerakkan arah dan menentukan langkah sesuai dengan visi yang ditetapkan bersama. Cari tahu perbedaan keduanya dan temukan cara membuatnya dalam artikel ini. Retno Widianti – Struktur Organisasi
Struktur dalam Organisasi
Pertama-tama, penting untuk mengetahui terlebih dahulu bahwa ada kerangka kerja yang mengatur hubungan, tanggung jawab, dan aliran informasi di antara anggota organisasi. Hal tersebut merupakan struktur organisasi.
Selanjutnya, sebagai organisatoris kita memahami urgensinya terletak pada penciptaan landasan yang jelas bagi koordinasi, kolaborasi, dan pengambilan keputusan yang efisien.
Tanpa bagan yang tepat, komunitas dapat mengalami kebingungan. Baik nantinya menggunakan struktur organisasi lini staf dan fungsional, setidaknya dapat mencegah masalah tumpang tindih tanggung jawab, dan konflik internal antaranggota.
Alhasil setiap individu di dalamnya juga lebih memahami peran, tugas, dan wewenang sehingga berpeluang meningkatkan efisiensi dan produktivitas organisasi.
Sekilas fakta, ternyata kita tidak bisa menelusuri siapa individu yang mencetuskan struktur organisasi pertama kali. Namun, penerapan dasar konsepnya yang canggih diduga ada sejak Mesir Kuno yang tercermin melalui pengorganisasian kerja pembangunan Piramida.
Jenis Struktur dalam Organisasi
Menurut ahli seperti Henry Mintzberg, ada beberapa yang di kenal secara umum. Meliputi struktur lini staf, fungsional, matriks, divisi, dan organisasi berbasis tim. Kelimanya memiliki kelebihan dan kelemahan masing-masing.
- Matriks : model organisasi yang menggabungkan unsur fungsi dan susunan proyek. Karyawan bekerja di bawah dua otoritas yang berbeda alias 2 manajer. Hal ini memungkinkan fleksibilitas dan peningkatan koordinasi.
Kita dapat memperhatikan perusahaan yang menggunakan jenis ini di Indonesia di antaranya PT Pertamina (Persero) dan PT Pupuk Indonesia (Persero). - Divisi : perusahaan membagi diri menjadi sejumlah unit bisnis mandiri. Seringkali berdasarkan produk atau pasar. Setiap unit itu memiliki tugas dan wewenang sendiri sehingga memungkinkan pengambilan keputusan cepat dan responsif.
Sudah banyak yang menggunakan struktur ini seperti PT Unilever Indonesia Tbk dan PT Indofood Sukses Makmur. - Berbasis tim : organisasi mengelompokkan pekerja dalam grup multidisiplin yang bertanggung jawab atas keputusan tertentu. Bentuk ini cenderung meningkatkan kolaborasi dan inovasi antarbagian.
Contohnya Ruangguru, Kumparan, dan Gojek. Ketiganya memungkinkan pekerja teknis di bidang editorial, bisnis atau teknologi seperti pengembang produk, hingga tim dukungan pelangan saling mempengaruhi
Oleh karena itu, pemilihannya akan sangat bergantung pada tujuan, ukuran, dan konteks setiap organisasi. Untuk penjelasan khusus mengenai kedua lainnya yakni struktur lini staf juga fungsional, ketahui lebih lanjut di bawah ini.
Organisatoris lain baca ini: Ketahui Istilah Ini Sebelum Ikut Persidangan
Struktur Fungsional Adalah
Secara singkat, struktur fungsional adalah bentuk organisasi di mana unit-unit dikelompokkan berdasarkan fungsi atau keahlian tertentu. Berbeda dengan lini staf, konsep ini menganggap setiap kelompok dapat mencapai efisiensi dan spesialisasi lebih tinggi.
Setiap departemen memiliki tujuan dan tanggung jawab yang unik. Mereka memiliki lebih banyak ruang untuk menentukan langkah strategis masing-masing dalam rangka mencapai misi-misi kecil perusahaan/lembaga sesuai bidang keahliannya.
Kita dapat menelusuri sejarah munculnya struktur organisasi ini ke awal revolusi industri. Sekitar abad ke-18 dan ke-19 di Inggris dan Amerika Serikat. Pada masa itu, hadir teknologi baru yang memungkinkan produksi massal lebih efisien.
Pabrik-pabrik besar mulai berdiri dan mempekerjakan ribuan orang. Karena jumlah yang banyak itu, perusahaan mengelola dan membagikan tugas-tugas spesifik. Setiap pekerja memiliki satu fokus pekerjaan dengan konsentrasi tinggi.
Setelah penerapannya di Eropa menyebar ke wilayah lain dunia, berkembang juga konsep manajemen ilmiah Frederick Winslow pada abad ke-20. Praktik fungsional yang tadinya muncul akibat kondisi kemajuan teknologi menjadi bahan metode ilmiah.
Hingga berlangsung dari zaman ke zaman, struktur fungsional organisasi menjadi model yang dominan dalam dunia modern. Meskipun begitu, lini staf juga masih menjadi pilihan sejumlah industri terutama seperti perbankan yang membutuhkan unit cabang.
Perbedaan Struktur Lini Staff dan Fungsional
Perbedaan utama di antara keduanya terletak pada cara departemen atau unit-unit dikelompokkan dan diorganisir. Struktur organisasi fungsional lebih fokus pada keahlian profesi dan spesialisasi, sementara lini staf memiliki kombinasi antara unit-unitnya.
Mari lihat perbandingan dari ringkasan ciri-ciri keduanya.
Lini Staf
- Menggabungkan elemen-elemen dari struktur lini dan staf.
- Hierarki linear dengan unit-unit lini yang mempunyai tanggung jawab langsung terhadap tugas-tugas inti.
- Fungsi staf yaitu memberikan dukungan kepada setiap kelompok kerja dengan memberikan saran, informasi, atau bantuan teknis.
Fungsional
- Organisasinya berjalan berdasarkan fungsi atau kompetensi tertentu.
- Departemen dikelompokkan berdasarkan jenis tugas, seperti pemasaran, produksi, atau keuangan.
Setiap kelompok pekerjanya memiliki fokus yang jelas dalam mencapai tujuan fungsionalnya.
Apabila melepaskan perbandingan di atas dari struktur lini staf maka kita dapat menemukan sejumlah kelebihan dari organisasi fungsional. Nilai plus itu muncul sebagai konsekuensi atas kejelasan tanggung jawab yang diemban setiap peran.
Hal tersebut memudahkan kita mengetahui seberapa jauh waktu dan sumber daya yang di butuhkan untuk mengerjakan tugas-tugas dalam satu fungsi. Hasilnya dapat mencegah pemborosan dalam menjalankan perusahaan, organisasi, atau lembaga.
Namun, ada beberapa hal juga yang perlu menjadi perhatian petinggi. Terkait dengan kesan di benak anggota yang berpotensi merasa terisolasi dalam departemen mereka sendiri. Serta munculnya kesulitan memutuskan sesuatu yang melibatkan banyak unit.
Tentu saja, pengambilan keputusan seperti itu membutuhkan koordinasi yang lebih luas dan melewati berbagai tingkatan manajemen. Langkah ini apabila tidak di antisipasi akan memperlambat proses eksekusi dari rencana yang telah di susun sebelumnya.
Berikutnya mari kita bahas kelebihan dari struktur lini staf. Dua hal yang menonjol darinya yaitu fleksibilitas dan responsivitas. Kebalikan dari fungsional, perusahaan, lembaga, atau organisasi cenderung mengatasi perubahan dengan lebih tenang.
Kesimpulan tersebut karena pembagian tugas antara manajemen lini yang fokus pada pekerjaan sehari-hari. Sementara staf memberikan panduan untuk menghadapi tantangan dan peluang baru.
Organisatoris lain baca ini: Pemimpin Modern Tahu 4 Gaya Ini
Contoh Struktur Organisasi Lini
Organisatoris dapat menemukan berbagai perusahaan, lembaga, atau kelompok di Indonesia menerapkan struktur lini staf. Baik dalam sektor industri dan lainnya, kita dapat melihat tidak ada ciri dari struktur fungsional.
Sebagai contoh, dalam industri perbankan. Bank mengorganisir cabang-cabangnya dengan lini staf. Manajer dalam struktur bertanggung jawab langsung terhadap operasi sehari-hari. Sementara secara fungsional, karyawan pusat memberikan dukungan layanan pelanggan.
Ada juga Telkom Group yang turut menerapkan struktur organisasi tersebut. Bisa kita telusuri dengan melihat gambar berikut. Perusahaan ini mengelompokkan unit-unitnya berdasarkan kepemilikan langsung, tidak langsung, dan tidak terkonsolidasi.
Cara Membuat Struktur Fungsional Organisasi
Ada beberapa langkah yang dapat kamu ikuti untuk bisa merancang struktur fungsional organisasi dengan catatan bukan merupakan perusahaan/lembaga dengan lini staf yang bergerak melalui unit cabang.
Identifikasi fungsi utama
Cara yang pertama ini di mulai dengan menganalisis tujuan organisasi. Para pendiri atau manajemen atas perlu meninjau misi, visi, dan hal strategis yang ingin d icapai. Tipsnya yaitu kamu perlu mencatat daftar prioritas dari sejumlah tugas.
Mulai dari yang paling cital dan memerlukan fokus tertinggi hingga terendah. Petakan kemungkinan sebab akibat apabila suatu peran di hadirkan atau ditiadakan dari perusahaan/lembaga.
Contohnya dalam industri manufaktur, fungsi utama bisa jadi meliputi produksi, pemasaran, keuangan, dan sumber daya manusia.
Pengelompokkan berdasarkan fungsi
Setelah mengidentifikasi bagian yang utama, langkah berikutnya adalah mengelompokkan karyawan atau anggota organisasi ke dalam unit atau departemen berdasarkan fungsi tersebut.
Misalnya, perusahaan mengelompokkan semua karyawan yang terlibat dalam kegiatan produksi menjadi departemen produksi.
Sementara para pelaku aktif promotor produk/jasa sehingga brand lebih dikenal dikelompokkan menjadi departemen pemasaran.
Penunjukkan manajer fungsional
Setiap unit atau departemen memerlukan kepemimpinan yang efektif. Oleh karena itu, penunjukkan manajer fungsional menjadi langkah selanjutnya.
Pemimpin tersebut bertanggung jawab atas kinerja dan pengelolaan departemen yang dipimpinnya. Contohnya, manajer produksi bertanggung jawab atas semua operasi pembuatan produk/jasa di departemen produksi.
Koordinasi antar departemen
Hubungan antar unit fungsional sangat penting dalam menjaga kelancaran operasi organisasi secara keseluruhan.
Koordinasi perlu melibatkan pembentukan saluran komunikasi yang efektif dan mekanisme kerja sama antar departemen.
Contohnya, departemen pemasaran harus berkoordinasi dengan departemen produksi untuk memastikan bahwa produk yang di pasarkan dapat di produksi sesuai dengan permintaan pasar.
Evaluasi dan penyesuaian
Langkah terakhir adalah melakukan penilaian terhadap penerapan struktur organisasi secara berkala. Tujuannya untuk mengevaluasi efektivitas struktur dalam mencapai tujuan, menemukan kelemahan atau hambatan, dan menentukan perubahan atau penyesuaian.
Contohnya termasuk mengevaluasi kinerja departemen, mengumpulkan umpan balik dari karyawan, dan melakukan analisis SWOT untuk mengidentifikasi peluang dan ancaman.
Setelah itu, kamu dapat memperhatikan apakah struktur fungsional cocok dilaksanakan dan mendorong kinerja para karyawan.
Juga pertimbangkan lagi apakah bentuk lini staf dapat lebih sesuai daripada implementasi tersebut atau tidak.
Dengan memahami dan menerapkan prinsip-prinsip tersebut, sebuah organisasi dapat meningkatkan performanya. Serta mencapai tujuan bisnisnya dan tetap relevan di lingkungan yang terus berubah.
Organisatoris lain baca ini: Penjelasan tentang Bagaimana Bisa Seseorang Melakukan Korupsi
Contoh dari Struktur Lini Staf dan Fungsional Lainnya
Ingat bahwa struktur yang baik adalah landasan yang kuat bagi pertumbuhan dan keberhasilan jangka panjang sebuah organisasi. Contoh konkret dari langkah-langkah di atas dapat dilihat dalam sebuah perusahaan manufaktur fiktif:
PT Miti Jaya, sebuah perusahaan manufaktur non lini staf yang memproduksi peralatan elektronik, menggunakan struktur fungsional organisasi. Fungsi utama perusahaan ini meliputi produksi, pemasaran, keuangan, dan sumber daya manusia.
Setiap fungsi tersebut terbagi menjadi departemen tersendiri:
- Produksi di pimpin oleh seorang manajer produksi yang bertanggung jawab atas operasi produksi.
- Pemasaran di pimpin oleh seorang manajer pemasaran yang mengelola strategi pemasaran dan hubungan dengan pelanggan.
- Keuangan di pimpin oleh seorang manajer keuangan yang bertanggung jawab atas manajemen keuangan dan pelaporan keuangan perusahaan.
- Sumber Daya Manusia di pimpin oleh seorang manajer SDM yang mengurus rekruitmen, pengembangan karyawan, dan kebijakan SDM.
Setiap struktur manajer fungsional di organisasi lini dan staf bertanggung jawab atas kinerja departemen yang di pimpinnya dan berkolaborasi dengan manajer departemen lain untuk mencapai tujuan perusahaan secara keseluruhan.
Perusahaan kemudian melakukan evaluasi rutin dan memastikan bahwa struktur organisasi tetap relevan dan efektif dalam menghadapi perubahan lingkungan dan kebutuhan bisnis.
Sumber:
- Struktur Organisasi Mintzberg – Definisi dan Jenis oleh Alexia dan Arnold
- Riyono, Bagus. (2006). Konsep Dasar dalam Mendesain Organisasi. Buletin Psikologi Volume 14 (1) Bulan Juni. Universitas Gadjah Mada
- Struktur Organisasi PT Pertamina (Persero)
- Struktur Organisasi PT Pupuk Indonesia (Persero)
- Struktur Organisasi PT Unilever Tbk
- Struktur Organisasi PT Indofood Super Makmur
- Apa itu struktur fungsional dalam organisasi?
