Susunan acara resmi kedinasan bisa jadi sesekali kita temui. Namun dengan membaca artikel ini, kamu juga bisa mengetahui bagaimana melaksanakan agenda penting seperti para protokoler dinas-dinas di Indonesia. MC Indonesia – Retno Widianti
Aturan dalam Acara Resmi Kedinasan
Setiap susunan acara resmi pasti memiliki kerangka yang terstruktur dan terorganisir, termasuk bagi organisasi kedinasan. Untuk menjalankan berbagai kegiatan yang menunjukkan ciri khasnya.
Aturan di dalamnya mencerminkan protokol, etika, dan tata cara yang harus diikuti untuk memastikan semuanya sesuai susunan acara resmi rencana serta menjaga kesopanan dan ketertiban dalam lingkup kedinasan.
Berikut adalah beberapa aturan umum yang biasanya diterapkan di dalam perhelatan semacam itu.
Protokol dan hierarki
Susunan acara resmi mencerminkan bagaimana kekuasaan dan pembagian tugas yang ada dalam institusi atau organisasi kedinasan.
Urutan kehadiran, penempatan duduk, dan penghormatan kepada pejabat atau tamu penting merupakan bagian dari protokol yang harus diikuti. Jika ada sesuatu hal yang terduga maka hubungan koordinasi berlaku ketat.
Pembukaan
Susunan acara resmi biasanya dimulai dengan pembukaan seperti sambutan dari tuan rumah atau pemimpin kedinasan sebagai panitia. Kegiatan dilanjutkan dengan pembacaan naskah pengantar atau pidato pembukaan.
Agenda
Para protokoler akan mencatat banyak hal penting. Diantaranya mencakup urutan kegiatan yang akan dilaksanakan, waktu yang dialokasikan untuk, serta pembicara atau pengisi acara yang terlibat.
Pidato dan presentasi
Tidak jarang, bahkan melalui televisi kita dapat berpidato atau ikut serta dalam presentasi tokoh-tokoh penting atau ahli di bidang tertentu. Waktu yang tepat dan durasi yang sesuai harus diperhitungkan dalam menyusun semuanya.
Penghargaan dan pengakuan
Pada sebuah susunan acara resmi seringkali ada momen untuk memberikan tanda kehormatan dengan menyesuaikan rangkaian apresiasi kedinasan kepada individu/kelompok yang berjasa atau berprestasi dalam bidang tertentu.
Pertanyaan dan diskusi
Panitia dapat memberikan kesempatan kepada peserta untuk bertanya atau berbagi pandangan terkait suatu topik. Selain mempererat ikatan dari undangan, ini menjadi sesi yang menunjukkan keterbukaan instansi terkait.
Penutup
Penutupan resmi, seperti ucapan terima kasih kepada semua yang terlibat, atau arahan untuk kegiatan selanjutnya. Terkadang bagian ini juga dapat menjadi puncak untuk mengumumkan sesuatu yang penting sebagai hasil dari perhelatan.
Arti Kata ‘Kedinasan’
Kedinasan merujuk pada segala hal yang berkaitan dengan dinas atau instansi, termasuk proses, kegiatan, atau susunan acara resmi terkait dengan tugas dan tanggung jawab suatu institusi pemerintah.
Mereka menyelenggarakannya dengan tujuan tertentu, seperti pertemuan diplomatik, konferensi, upacara kenegaraan, atau hal lain yang melibatkan perwakilan pemerintah.
Kedinasan memainkan peran penting dalam menentukan protokol, etika, dan tata cara yang harus diikuti dalam acara resmi sebagaimana penjelasan sebelumnya. Harapannya dapat mencerminkan nilai-nilai, tradisi, norma yang ada dalam lingkungan pemerintahan.
Ini juga mencakup aspek-aspek seperti penggunaan bahasa yang sopan dan formal, penggunaan simbol-simbol resmi atau lambang negara, serta penghormatan terhadap protokol diplomatik atau keamanan.
Selain itu, kedinasan juga menekankan pentingnya kepatuhan terhadap peraturan dan prosedur yang telah ditetapkan dalam penyelenggaraan acara resmi. Yakni mencakup persiapan yang matang, koordinasi yang baik antara berbagai pihak terkait.
Serta penanganan segala sesuatu dengan profesionalisme dan tanggung jawab. Semua itu merupakan faktor kunci dalam menjaga kelancaran, kepatutan, dan keberhasilan sebuah hajat pemerintah atau lembaga formal lainnya.
Organisatoris lain baca ini: Keunggulan Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Amanah Makassar
Fungsi Acara Resmi Kedinasan
Susunan acara resmi memiliki beberapa fungsi penting yang mencerminkan peran dan tanggung jawab kedinasan atau institusi pemerintah. Serta tujuannya dalam hubungan antarlembaga, diplomasi, dan pelayanan masyarakat.
Keberadaanya menjadi platform untuk mewakili negara atau institusi pemerintah dalam hubungan dengan negara lain, organisasi internasional, atau entitas non-pemerintah.
Melalui susunan acara resmi, pemerintah dapat menyampaikan pesan, kebijakan, dan sikap resmi kepada pihak luar. Lembaga kedinasan menghasilkan ketiga hal tersebut untuk menjadi representasi negara dan institusi.
Setiap kedinasan perlu memperkuat hubungan diplomatik. Pertemuan bilateral, konferensi internasional, atau upacara kenegaraan merupakan contoh susunan acara resmi yang memainkan peran penting dalam diplomasi dan hubungan internasional.
Dalam hal komunikasi publik dan edukasi, pemerintah atau lembaga bisa menggunakan media serta platform yang tersedia. Untuk berkomunikasi dengan khalayak secara langsung.
Pidato, presentasi, atau pengumuman yang disampaikan dalam susunan acara resmi dapat digunakan untuk memberikan informasi kedinasan, menyampaikan pesan-pesan penting, atau memberikan pemahaman.
Kemudian, kedinasan perlu memperkuat identitas dan otoritas. Oleh karena itu, susunan acara resmi mencerminkan norma, etika, hierarki yang membantu menegaskan posisi dan legitimasi pemerintah baik di mata publik maupun di tingkat internasional.
Alhasil mereka mampu memperkuat jaringan dan kerjasama. Pertemuan formal ataupun informal dalam susunan acara resmi dapat menjadi platform untuk membangun hubungan yang saling menguntungkan di antara berbagai kedinasan.
Dengan demikian, bukan hanya sekadar rangkaian kegiatan formal. Tapi juga merupakan instrumen penting dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawab pemerintah dalam konteks diplomasi, representasi, komunikasi publik, dan penguatan institusi negara.
Bagan Acara Resmi Kedinasan
Acara resmi merinci urutan kegiatan yang harus terlaksana dalam kegiatan penting kedinasan. Bagan mempermudahnya sehingga panitia dapat mengatur proses, memastikan keseluruhan agenda berjalan lancar, dan memenuhi protokol serta etika yang berlaku.
Bagan acara resmi kedinasan biasanya terdiri dari beberapa bagian utama berikut ini.
- Pembukaan
Biasanya mencakup kedatangan tamu dan pejabat. Lalu serangkaian penyambutan dari tuan rumah serta sambutan pembukaan. Dapat berupa pidato atau ucapan singkat guna menyampaikan tujuan/makna acara. - Agenda utama
Bagian ini adalah yang utama dari susunan acara resmi. Bisa berbentuk presentasi, diskusi, penganugerahan penghargaan kedinasan, serta seni budaya sesuai tema terkait. - Istirahat atau jamuan
Sebagaimana namanya, panitia mengalokasikan waktu agar peserta dapat rehat dan menyantap dengan leluasa. Barangkali sambil bercengkrama melalui obrolan dengan undangan lainnya. - Kegiatan lanjutan
Setelah menjeda agenda serius, susunan acara resmi dilanjutkan. Pertunjukan seni, presentasi lanjutan dari pihak kedinasan, sesi tanya jawab, atau kegiatan lainnya menjadi aktivitas terakhir bersama-sama tamu. - Penutupan
Untuk menutup seluruh rangkaian, tuan rumah atau pejabat yang bertanggung jawab atas perhelatan dapat memberikan sepatah-dua patah kata. Pada umumnya wajib mencakup ucapan terima kasih kepada semua pihak.
Organisatoris lain baca ini: Kupas Sejarah Legal Sosialization
Teks Acara Resmi Kedinasan
Berikut ini merupakan kedua contoh teks susunan acara resmi kedinasan.
Contoh pertama
Nama acara : Konferensi Internasional tentang Perubahan Iklim
Tanggal : 1-3 Maret 2024
Tempat : Hotel Internasional
- Pembukaan (Hari ke-1, 08.00-09.30)
-Kedatangan tamu dan pejabat
-Penyambutan oleh tuan rumah
-Sambutan pembukaan oleh Menteri Lingkungan Hidup - Sesi Pleno I: Tantangan Perubahan Iklim (Hari ke-1, 09.30-12.00)
-Presentasi ilmiah oleh Ahli Perubahan Iklim
-Sesi tanya jawab - Istirahat dan Jamuan (Hari ke-1, 12.00-13.30)
- Sesi Paralel: Solusi Adaptasi dan Mitigasi (Hari ke-1, 13.30-15.30)
-Diskusi panel oleh perwakilan negara
-Presentasi kasus studi - Sesi Penganugerahan Penghargaan Konservasi Lingkungan (Hari ke-2, 10.00-11.30)
-Pengenalan nominasi
-Pengumuman penerima penghargaan
-Pidato pemenang - Penampilan Budaya (Hari ke-2, 11.30-12.00)
-Hiburan lagu-lagu dan tari - Penutupan (Hari ke-3, 08.00-09.30)
-Ucapan penutup oleh Sekretaris Jenderal PBB
-Pengumuman hasil konferensi
-Pamit serta pengantaran tamu dan pejabat
Organisatoris lain baca ini: Pelajari Organisasi Profesi Patelki
Contoh kedua
Acara Resmi Kedinasan: Konferensi Nasional Kesehatan 2024
Tanggal : 10 April 2024
Tempat : Hotel Borobudur, Jakarta
- Pembukaan (08.30 – 09.30)
-Kedatangan tamu undangan, perwakilan organisasi kesehatan, dan peserta konferensi
-Penyambutan oleh panitia penyelenggara
-Sambutan pembukaan oleh Menteri Kesehatan Republik Indonesia, Dr. Laksana Widjaja - Sesi Pertama: Pidato Kunci (09.30 – 11.00)
-Pidato Keynote oleh Profesor Maya Sari, Direktur Eksekutif Organisasi Kesehatan Internasional
-Presentasi Visi dan Misi Konferensi oleh Dr. Budi Santoso, Ketua Panitia Konferensi - Sesi Kedua: Diskusi Panel (11.00 – 12.30)
-Panel Diskusi: “Inovasi dalam Pelayanan Kesehatan Masyarakat”
-Moderator: Dr. Ananda Pratama, Direktur Pelaksana Program Kesehatan Global - Istirahat dan Jamuan (12.30 – 13.30)
-Makan siang dan kesempatan untuk berdiskusi informal antara peserta dan pemangku kepentingan kesehatan - Sesi Ketiga: Presentasi Kasus (13.30 – 15.00)
-Presentasi Kasus Sukses: “Pengembangan Program Vaksinasi Wilayah Pedesaan” oleh Dr. Adi Wijaya, Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten XYZ
-Studi Kasus: “Penanganan Darurat Kesehatan Mental di Tengah Pandemi” oleh Psikolog Ibu Siti Rahayu - Sesi Keempat: Penutupan dan Penghargaan
-Ucapan Penutup oleh Dr. Fitri Anwar, Wakil Menteri Kesehatan Republik Indonesia
-Pengumuman Penerima Penghargaan Inovasi Kesehatan Masyarakat oleh Profesor Susilo Hartono, Ketua Dewan Ahli Kesehatan Nasional - Penutupan Resmi oleh Dr. Budi Santoso, Ketua Panitia Konferensi
Kesimpulan
Susunan acara resmi kedua tersebut bertujuan untuk mengumpulkan pemangku kepentingan lembaga kedinasan kesehatan dari berbagai latar belakang untuk berbagi pengetahuan, pengalaman, dan terobosan terkini.
Sehubungan dengan upaya meningkatkan pelayanan kesehatan masyarakat di Indonesia, diskusi panel akan membahas isu-isu krusial dalam pelayanan kesehatan.
Sementara itu, presentasi kasus akan memberikan wawasan praktis tentang implementasi program kesehatan yang berhasil di lapangan.
Terakhir, penutupan acara akan menjadi momen penting untuk merayakan prestasi dan komitmen bersama dalam menjaga kesehatan dan kesejahteraan masyarakat Indonesia.
Jika kita menyimpulkan bersama dari kedua contoh teks yang berbeda, susunan acara resmi memiliki ciri khusus tersendiri dari masing-masing instansi atau kedinasan. Jadi apabila kita ingin menyusunnya, tipsnya yaitu pahami dahulu identitas lembaganya.
Semoga bermanfaat.
Sumber:
- Istilah Kedinasan oleh Public Information Center Garut
- Basic Keprotokolan oleh Universitas Sebelas Maret
- Seminar Internasional: Susunan Acara oleh Departemen Sastra Arab Universitas Negeri Malang
- Buku Elektronik G20 Indonesia
