SK atau surat keputusan ternyata bukan sekedar contoh surat administratif pada struktur organisasi saja melainkan punya peran yang cukup penting. Sebenarnya fungsinya apa sih? Apa bedanya dengan surat-surat lainya? ~Struktur Organisasi
Aprilia Dwi Lestari
Jika kamu sudah terbiasa bekerja di bidang administrasi atau menjadi anggota pada sebuah organisasi, mungkin mendengar kata SK atau surat keputusan adalah kata yang cukup familiar.
Namun sebenarnya apa sih pengertian SK ini?
Apa kamu masih berfikir SK hanya bagian dari surat-surat administratif pelengkap pada organsiasi? Barangkali pengertian SK yang selama ini kamu pahami belum tepat.
Sehingga artikel ini cocok untuk menjadi tempat koreksi pengetahuanmu. Termasuk jika kamu butuh contoh SK struktur organisasi sebagai gambarannya.
Nah apa fungsi SK dan bagaimana peran pentingnya pada keberlangsungan organisasi? Apa saja jenis contoh SK yang umum di buat pada struktur organisasi? Temukan jawabannya di sini.
Definisi SK
Surat keputusan atau yang sering di singkat SK merupakan sebuah ketetapan atau keputusan berwujud tulisan yang di buat oleh instansi atau badan organisasi tertentu.
Secara umum, SK ini akan di keluarkan oleh lembaga formal seperti perusahaan, organisasi sekolah, kampus, instansi pemerintah, lembaga masyarakat, hingga lembaga-lembaga lainnya.
SK ini biasanya di keluarkan oleh pimpinan tertinggi organisasi yang bersangkutan.
Sebagai pengumuman atau keputusan yang mempunyai nilai hukum, status resmi dari pihak-pihak yang bersangkutan untuk dihargai bersama.
Oleh karenanya, keputusan semacam ini tidak pas jika hanya di utarakan melalui lisan saja mengingat kekuatan hukumnya rendah. Tidak ada bukti kuat seperti halnya dalam tulisan.
Di dalam surat keputusan ini umumnya akan berisi identitas pihak yang menerbitkan keputusan, tanggal di terbitkan, nomor urutan keputusan, hingga isi dari keputusan tersebut.
Selain itu, SK juga akan mencantumkan berbagai pertimbangan yang menjadi dasar dalam pengambilan atau terbuatnya keputusan tersebut.
Surat ini biasanya di gunakan untuk mengatur kegiatan internal pada organisasi seperti pengangkatan anggota, penetapan kebijakan, penetapan struktur organisasi, atau pengangkatan pengurusnya.
Surat jenis SK ini juga memiliki sifat yang khas seperti konkret, individual dan final.
Biasanya surat ini harus di tulis berdasarkan struktur yang telah di tetapkan sebab berkaitan dengan pengaruh pada proses surat keputusan tersebut.
Sebagai tanda SK ini absah maka biasanya perlu di tandatangani oleh pihak yang berwenang. Biasanya akan di lengkapi dengan stempel resmi organisasi sebagai penanda suratnya
Berikut ini struktur penulisan contoh SK struktur organisasi memuat hal-hal berikut.
- Konsiderans
Merupakan berbagai pertimbangan dalam pembuatan surat keputusan.
Misalnya muatan perundang-undangan yang menjadi dasar hukum, berisi usulan dari berbagai pihak, berupa keputusan dan peraturan yang ter
- Desideratum
Berisi tentang tujuan dari pembuatan surat keputusan yang di terbitkan. Misalnya untuk menjalankan tugas tertentu dan lain sebagainya.
- Dictum
Berisi mengenai satu maupun banyak ketetapan yang menjadi kesimpulan dari isian konsideras dan desideratum.
Diktum ini biasanya berawal dengan kata “memutuskan” atau “menetapkan” ini dan itu sebagai tujuan SK.
Organisatoris lain juga baca ini: struktur organisasi para pemuda dalam RT
Fungsi SK dalam Organisasi
Setelah memahami pengertian dari surat SK pada contoh struktur organisasi, kamu tentu makin penasaran mengenai fungsi surat ini.
SK sendiri memiliki berbagai fungsi, baik untuk urusan hukum maupun kepentingan kemajuan organisasi itu sendiri
Berikut fungsi SK atau surat keputusan pada contoh struktur organisasi.
Menjadi Keputusan atau Instruksi Tertulis yang Resmi
SK sendiri biasanya di buat sebagai pengambilan keputusan, kepastian atau solusi pada permasalahan tertentu yang di keluarkan oleh organisasi atau lembaga resmi dengan bentuk tertulis.
Contohnya SK pemberian izin, pemilihan pejabat, pengangkatan karyawan, dan pemberian sanksi. Hal-hal tersebut perlu di jelaskan dalam SK sebagai sarana komunikasi dari pihak organsiasi kepada anggotanya
Menyampaikan Informasi Secara Resmi
SK juga berfungsi untuk menyampaikan informasi resmi dalam internal organisasi.
Mengingat SK berisi informasi valid dan resmi yang dapat di pertanggungjawabkan jika di terbitkan dengan stempel resmi yang mana telah di tandatangani pihak berwenang.
Menjadi Solusi Deterministic atau Menentukan
SK juga menjadi bagian dari salah satu cara bersikap atas terjadinya peristiwa maupun lahirnya masalah pada organisasi atau lembaga.
Sehingga bersifat deterministic atau penentuan dari masalah yang telah di tetapan oleh pimpinan.
Menjadi Bukti Legal dan Jaminan Hukum
SK juga berfungsi menjadi jaminan hukum yang kuat dan mengingat sebab bentuknya yang tertulis. Sebab lainnya juga karena SK merupakan surat sah dan yang resmi di keluarkan oleh lembaga.
Jika suatu saat ada gugatan dari salah satu pihak atau perkara lain yang membutuhkan ke ranah hukum, SK ini dapat menjadi bukti tertulisnya.
Menjaga Kesinambungan Internal Organisasi
Berbagai aktivitas internal organisasi seharusnya memang berjalan dengan kebijakan yang telah di tetapkan.
SK ini menjaga agar setiap kegiatan yang berlangsung tetap dalam koridor proses mencapai tujuan yang di harapkan.
Sebagai Alat Komunikasi dengan Pihak Luar
SK juga berfungsi untuk para pihak luar seperti klien, vendor, atau para stakeholder untuk mengetahui keputusan yang berlaku.
Sehingga SK bukan surat yang fokus untuk internal saja melainkan juga para pihak eksternal
Menjaga Privasi Individu yang Dapat SK
Fungsi SK struktur organisasi pada contoh lainnya yaitu memberikan privasi bagi individu yang bersangkutan menerima SK.
Mengingat surat ini bersifat individu sehingga tidak di umumkan secara umum ke publik.
Sehingga hal ini akan menguntungkan pihak individu. Sehingga tak perlu merasa malu pada rekannya jika mendapatkan surat keputusan terkait kesalahan atau kekurangan lainnya.
Keprivasian SK juga guna menjaga martabat dari individu yang memperolehnya. Apapun isi SK nya, hanya individu yang bersangkutan yang mengetahuinya.
Organisatoris lain juga baca ini: struktur organisasi perusahaan dengan 5 elemen
Pentingnya SK Bagi Keberlangsungan Organisasi
SK atau surat keputusan menjadi hal krusial dan contoh penting bagi sebuah struktur organisasi untuk setiap keputusan-keputusan yang di lahirkan.
Meskipun sebenarnya keputusan bisa saja di keluarkan oleh para pimpinan cukup secara lisan. Namun dalam lingkup organisasi tentu butuh keformalan sehingga butuh bentuk tertulisnya agar kuat di mata hukum.
Nah pertanyaan selanjutnya, memang apa pentingnya SK ini bagi keberlangsungan organisasi?
Organisasi sendiri merupakan perkumpulan dari manusia yang memiliki tujuan tertentu yang di pikul bersama.
Sehingga dalam menjalankannya, tentu butuh surat-surat dalam urusan administrasinya termasuk surat keputusan atau SK.
Berikut ini beberapa alasan pentingnya SK untuk keberlangsungan organisasi yaitu
- Organisasi membutuhkan penetapan keputusan resmi
SK memang di buat untuk penetapan sebuah keputusan resmi suatu organisasi. Keputusan tersebut dapat berupa program kerja, pengangkatan jabatan, kebijakan terbaru dan lain sebagainya
- Organisasi butuh petunjuk atau arahan
Keberadaan SK juga sebagai petunjuk atau arahan kepada para anggota organisasi mengenai tugas atau ranah pekerjaannya. Sehingga hal ini akan membantu peningkatan efisiensi dan efektivitas pekerjaan.
- Organisasi butuh di atur
Organisasi biasanya membuat SK sebagai contoh cara mereka untuk mengatur struktur organisasi.
Termasuk pembentukan, pengurangan atau penambahan jumlah karyawan, atau perubahan jabatan, perubahan tanggung jawab dan lain sebagainya.
- Organisasi butuh rambu-rambu pelaksanaan
SK juga di butuhkan guna menjadi rambu-rambu pelaksanaan tugas maupun proyek tertentu dengan menetapkan peran dan tanggung jawab yang jelas kepada setiap anggota organisasi yang terlibat.
Sehingga bisa di katakan pada semua kasus, SK menjadi surat penting untuk memastikan bahwa keputusan resmi telah di buat dan telah di komunikasi kepada para anggota organisasi.
Dalam hal ini SK juga dapat di gunakan sebagai bukti tertulis saat terjadi sengketa atau perselisihan di masa mendatang.
Organisatoris lain juga baca ini: berbagai gaya kepemimpinan modern
Jenis-jenis SK yang Ada di Organisasi Profesonal Maupun Masyarakat
Setelah cukup memahami bagaimana pentingnya SK bagi keberlangsungan organisasi, kini saatnya kamu tahu jenis-jenis dari SK itu sendiri.
Ternyata SK tidak hanya pada organisasi professional tapi juga berbagai organiasi masyarakat menggunakannya. Berikut ini jenis-jenis SK pada berbagai contoh struktur organisasi masyarakat.
1. SK Pengangkatan Karyawan Perusahaan
Surat jenis SK ini biasanya di keluarkan oleh direktur atau pimpinan utama pada sebuah perusahaan untuk mengangkat atau memberhentikan karyawan.
Format penulisannya di buat sama sesuai dengan struktur yang berlaku.
Pengubahan mungkin hanya terletak pada sebagian isi, hukum, dan peraturan yang jadi landasan. Sisanya, di tulis dengan kalimat sesuai kebutuhan isi SK.
2. SK Pengangkatan PNS
Hampir mirip dengan SK pengangkatan karyawan perusahaan, pengangkatan abdi negara baik pada masa CPNS maupun resmi menjadi PNS menggunakan SK sebagai landasan hukumnya.
Bahkan SK PNS dapat menjadi jaminan pinjaman.
3. SK Penetapan Visi Misi Organisasi
SK juga sering di gunakan pada sebuah organisasi untuk penetapan visi misinya.
Visi misi ini di rumuskan oleh para anggota yang kemudian di setujui bersama untuk dijadikan acuan dalam menjalankan organisasi ke depannya.
Nantinya, setelah SK tersebut telah di sahkan, maka seluruh orang yang berada dalam organisasi harus menjalankan visi misi yang tercantum tersebut.
4. SK Pergantian Staf
Contoh jenis SK lainnya pada struktur organisasi yaitu mutasi atau penugasan karyawan untuk pindah lokasi kerja.
Tanpa SK ini, mutasi karyawan tidak dapat dilakukan atau dapat dikatakan statusnya menjadi ilegal.
Biasanya mutasi karyawan yang memerlukan ini terjadi pada para abdi negara atau pegawai negeri sipil (PNS) yang berpindah tugas baik atas keinginan sendiri maupun sebab kebutuhan formasi dari ajuan pimpinan. Sehingga butuh SK keluar baru bisa pindah.
5. SK Pertandingan
SK juga sering digunakan pada event pertandingan atau kompetisi. Hal ini guna untuk menentukan pemenang agar lebih resmi dan formal.
Penggunaan SK ini juga untuk menunjukkan profesionalitas atas keberlangsungan kerja keras para pemenang.
6. SK Rapat Direksi
Pada sebuah perusahaan yang mengadakan rapat direksi maka hasil rapatnya akan berbentuk SK rapat direksi
7. SK rapat umum pemegang saham (RUPS)
Surat Keputusan ini akan di keluarkan perusahaan sebagai hasil dalam RUPS.
8. SK investasi
SK ini untuk memberikan keputusan terkait dengan investasi yang akan di lakukan oleh perusahaan.
Beberapa investasi yang umum di gunakan seperti investasi keuangan, investasi saham atau bahkan investasi proyek.
9. SK penunjukan distributor
SK yang di gunakan untuk menunjuk distributor tertentu sebagai mitra bisnis atau kerjasama lain dalam bentuk distribusi produk untuk perusahaan.
Penutup
Kesimpulannya, ternyata SK bukan sekadar dokumen perkara administrative atau ketatausahaan melainkan merupakan sebuah dokumen tertulis yang punya kekuatan hukum serta mengikat pihak-pihak lain yang tersebut dalam surat.
Sumber
