Persidangan Organisasi, sebuah kelompok yang bertujuan sebagai wadah aspirasi masyarakat, menampung segala kritik tentang fenomena yang ada. Hingga terdiri dari pengertian, jenis, sampai dengan teknik dari hal tersebut. Maka begini jelasnya. Tika – Organisasi.co.id
Organisasi merupakan sekelompok individu dengan tujuan tertentu. Walaupun memiliki visi dan misi yang sama namun tidak menutup kemungkinan jika terjadi perbedaan pendapat dan selisih pemahaman.
Menyelesaikan permasalahan dengan prinsip kekeluargaan tidak selalu berakhir baik. Itu sebabnya persidangan menjadi sebuah pilihan yang tepat.
Persidangan melewati beberapa tahapan dan menghasilkan suatu keputusan akhir. Hasil itu merupakan acuan permasalahan.
Tidak ada yang dapat mengubah hasil akhir sekalipun dengan alasan tidak hadir ataupun tidak setuju. Sebuah persidangan memiliki dua komponen yakni presidium sidang dan peserta sidang.
Presidium sidang mengatur jalannya persidangan. Peserta persidangan pleno akan memilih presidium sidang dan notulen. Selanjutnya adalah peserta sidang yang meliputi peserta aktif, peserta pasif, dan peserta peninjau.
Organisatoris lain baca ini: Metode Persidangan Organisasi, 2 Bentuk Dan 8 Unsur
Peserta aktif memiliki hak penuh berupa kesempatan berbicara maupun memberikan kritik secara lisan dan tulisan, hak mengambil keputusan, dan hak untuk memilih dan dipilih.
Sedangkan untuk peserta peninjau, mereka tidak memiliki hak untuk berbicara. Notulen dalam persidangan bertugas mencatat jalannya persidangan.
Persidangan tidak selalu berjalan mulus. Beberapa istilah merujuk pada proses persidangan, antara lain:
- Skorsing. Penundaan sidang karena sulitnya mencapai kesepakatan. Presidiun sidang memerlukan waktu untuk melakukan lobi.
- Tunda. Terjadi penundaan sidang karena masalah teknis. Penundaan tidak membutuhkan waktu lama.
- Lobi. Antar peserta sidang melakukan diskusi tanpa campur tangan pimpinan sidang.
- Voting. Pencarian suara terbanyak karena sulit menemukan solusi.
- Deadlock. Istilah ini merupakan harga mati karena musyawarah tidak mencapai mufakat.
- Quorum adalah batas jumlah peserta sidang yang harus ada sehingga dapat memulai persidangan.
- Walkout. Kegiatan keluar meninggalkan ruang sidang akibat tidak menyetujui keputusan sidang.
Definisi Persidangan Organisasi
Persidangan menurut terminologi adalah pertemuan dua orang atau lebih untuk membahas masalah dan mencari jalan keluar. Musyawarah merupakan cara untuk mencari jalan keluar yang telah menjadi kesepakatan anggota yang hadir. Namun apabila tidak mencapai mufakat, maka persidangan dapat kembali diadakan dalam tempo waktu tertentu.
Persidangan organisasi merupakan suatu forum formal untuk membahas permasalahan. Tujuannya adalah menghasilkan jalan keluar yang sepakat.
Keputusan dalam persidangan menjadi ketentuan dan setiap anggota organisasi harus mematuhinya. Pihak-pihak yang hadir maupun tidak setuju dengan jalannya persidangan harus tetap mengikuti keputusan akhir.
Alur dalam persidangan mencakup pembukaan, pemeriksaan, pembacaan dakwaan, eksepsi, pembuktian, pembacaan tuntutan, dan keputusan.
Tidak semua tahapan harus ada dalam persidangan. Hal itu mengacu pada konteks persidangan tersebut serta titik permasalahan. Sifat persidangan adalah terbuka untuk umum namun tetap sesuai dengan batasan-batasan yang berlaku.
Unsur Persidangan Organisasi
Menjalankan persidangan harus memenuhi beberapa hal utama. Adanya pemimpin dan peserta merupakan dua unsur inti dalam persidangan.
Pemilihan pimpinan sidang melalui keputusan bersama jauh sebelum persidangan. Individu yang menjadi ketua sidang merupakan orang yang tidak mudah emosi, bersikap netral, dan tidak mudah terprovokasi.
Ia juga memiliki hak untuk memberikan sanksi kepada para pelanggar tata tertib sidang. Kecakapan pimpinan sidang akan menentukan jalannya persidangan.
Mampu mengarahkan keputusan sidnag menjadi efektif dan efisien akan menghasilkan jalannya persidangan yang kondusif. Sebelum persidangan, memilih tiga orang ketua sidang dan notulen merupakan tujuan dari sidang anggota.
Apabila salah satu berhalangan hadir maka tidak serta merta posisinya dapat diisi oleh anggota lain. Tugas bagi ketua 1 atau presidium satu adalah memimpin persidangan dari awal hingga akhir.
Presidum dua memiliki tugas mencatat usulan dan masukan peserta sidang. Presidium tiga memiliki tugas memberikan peluang interupsi bagi peserta sidang dan memilih peserta yang akan melakukan interupsi.
Organisatoris lain baca ini: Teori Organisasi Dasar, Arti, Struktur, Persidangan Dan Periode Kepengurusan
Unsur lain adalah peserta persidangan dengan jumlah minimal 3/4 dari anggota. Semua memiliki hak untuk mendengar dan menyatakan pendapat terkait berlangsungnya persidangan.
Untuk peserta pengamat, maka kewajibannya adalah merekam dan mengamati jalannya persidangan berhak menyatakan pendapat baik lisan maupun tulisan.
Pada jaman dahulu pengamat akan membawa catatan kecil namun di era digital seperti sekarang mereka akan menggunakan ponsel atau kamera untuk merekam dan meninjau jalannya persidangan. Apabila terjadi tunda, maka kesempatan untuk mengkoreksi jalannya persidangan menjadi mungkin.
Pemandu sidang merupakan sekelompok orang dengan kredibilitas. Mereka memiiki kewajiban memandu persidangan termasuk memandu sidang pleno untuk menentukan presidium.
Mereka juga memiliki kewajiban untuk mengarahkan jalannya sidang agar sesuai dengan konsep awal. Hak pemandu adalah berbicara atas dasar kesepakatan para peserta sidang.
Panitia pelaksana persidangan adalah individu yang mengorganisir persidangan dan tidak berhak mengatur jalannya persidangan. Ketika pimpinan sidang tidak memintanya untuk masuk, maka ia tidak boleh masuk ke ruang persidangan.
Tugas utama panitia pelaksana adalah menyediakan perlengkapan sidang, mengadakan acara dan mengkoordinir persidangan.
Teknik Persidangan Organisasi
Jalannya persidangan tidak serta merta mulus tanpa adanya selisih paham. Untuk mengatasi hal-hal tersebut dan untuk memperjelas jalannya sidang, maka atribut pembantu memiliki peran penting dalam persidangan.
Menentukan atau memutuskan sesuatu dalam persidangan adalah atas dasar ketok palu. Palu menjadi alat wajib yang harus ada dan pemimpin persidangan juga harus memahami makna dalam jumlah ketokan palu.
Itulah sebabnya harus memilih unsur-unsur persidangan yang tepat sebelum memulai persidangan yang sesungguhnya.
Satu ketokan artinya ketua persidangan menerima penyerahan sidang. Arti lainnya adalah ketua menerima keputusan sidang sementara.
Hal itu berlaku untuk setiap keputusan butir per butir. Melakukan skorsing dan mencabutnya kembali namun dengan jarak waktu yang tidak lama.
Ketokan satu kali menandakan bahwa peserta tidak perlu keluar ruangan selama proses skorsing. Makna lain adalah membatalkan ketokan sebelumnya dan sebagai pemberi peringatan pada peserta sidang.
Ketokan dua kali memiliki makna menyelesaikan skorsing dalam waktu cukup lama yaitus sekitar 2×15 menit. Sebagai pengingat bahwa persidangan akan berlangsung kembali. Ketokan dua kali juga merupakan tanda untuk lobi atau kompromi.
Ketokan tiga kali merupakan tanda memulai dan mengakhiri persidangan. Tidak hanya itu, ketokan tersebut juga sebagai tanda pengesahan keputusan akhir.
Setelah ketokan ini terjadi, maka persidangan benar-benar berakhir dan tentunya segala keputusan tidak dapat diganggu gugat oleh peserta maupun unsur pengadilan lainnya.
Teknik Persidangan Lain
Ketukan berulang-ulang adalah untuk menghentikan kegaduhan oleh peserta sidang.
Ketika ketua menyatakan sidang terbuka bagi umum maka artinya siapapun boleh memasuki persidangan. Namun sidang untuk umum memiliki pengecualian dalam praktiknya.
Apabila sidang merupakan kasus pidana, asusila, ataupun ranah hukum keluarga maka pengecualian berlaku. Jika peserta sidang hendak melakukan interupsi maka mereka akan mengangkat tangan terlebih dahulu dan menunggu ijin presidium sidang.
Interupsi boleh dilakukan selama tidak mengganggu persidangan. Panitia pengarah akan mendapat kesempatan untuk menguasai persidangan apabila presidium sidang tidak mampu mengendalikan persidangan.
Jenis interupsi dalam persidangan antara lain interupsi point of other yang merupakan sebuah interupsi dengan memotong pembicaraan orang lain dan meminta pimpinan sidang membicarakan persoalan yang ssedang menjadi pokok bahasan.
Interupsi out of other merupakan interupsi memotong pembicaraan orang lain dna mengusulkan kepada pemimpin sidang untuk membahas persoalan selain yang menjadi pokok bahasan persidangan.
Interuption point of information adalah memotong pembicaraan orang lain dan mengusulkan pompinan sidnag untuk menyampaikan informasi kepada para peserta sidang.
Interupt point of correction yaitu mengusulkan pada pimpinan sidang untuk meluruskan kembali masalah pokok persidangan. Interupsi point of previlage.
Yaitu memotong pembicaraan dengan tujuan memberi informasi kepada pimpinan sidang jika seseorang merasa tersinggung dengan peserta sidang lainnya. Interupsi inteknis yaitu usulan kepada pimpinan sidang agar membicarakan teknis pesidangan.
Jenis Persidangan Organisasi
Beberapa jenis persidangan kerap terjadi dalam organisasi. Persidangan komisi dan persidangan pleno dengan masing-masing karakteristik mewakili proses pencapaian mufakat dalam sebuah permasalahan.
Sidang komisi merupakan persidangan oleh anggota masing-masing komisi. Mereka harus melalui sidang pleno sebelum masuk dalam sidang komisi.
Dua anggota dalam sidang tersebut adalah peserta peninjau dan peserta penuh. Sekretaris merupakan pembantu ketua sidang dan juga merupakan keputusan rapat anggota komisi.
Organisatoris lain baca ini: Pembagian Organisasi Berdasarkan Bidang
Dalam persidangan, pembahasan utama adalah mengenai tugas-tugas dan materi yang akan menjadi pembahasan dalam sidang pleno.
Pemimpin dalam persidangan ini adalah pimpinan komisi. Contohnya adalah komisi satu membahas rekomendasi pengurus, komisi dua akan membahas mengenai anggaran rumah tangga dan komisi tiga membahas anggaran dasar.
Jenis Sidang Lainnya
Sidang pleno merupakan sidang yang lebih luas dari sidang komisi karena pesertanya mencakup semua anggota organisasi. Presidium sidang akan memimpin persidangan. Pemilihan presidium sidang atas persetujuan seluruh anggota.
Sidang paripurna merupakan penegasan hasil sidang sebelumnya. ketetapan-ketetapan yang merupakan keputusan bersama dalam sidang-sidang sebelumnya akan dirangkum dan ditegaskan kepada peserta sidang dan umum.
Persidangan terbuka tidak membatasi jumlah pengunjung selama tidak membuat gaduh. Tata tertib selama persidangan akan mengurangi bentrok yang mungkin terjadi.
Peserta sidang memiliki kewajiban untuk menaati tata tertib tersebut dan menjaga ketenangan selama proses persidangan.
Beberapa contoh aturan bagi pengunjung persidangan antara lain wajib menghormati jalannya pengadilan. Pengunjung juga wajib memakai pakaian yang sopan dan tidak diperbolehkan menggunakan topi.
Orang yang berada di ruangan sebaiknya tidak merokok, membaca koran, maupun makan di dalam ruang persidangan. Pengunjung bersikap tenang dan tidak gaduh.
Mematikan ponsel saat persdiangan berlangsung dan tidak membawa senjata api maupun senjata tajam. Persidangan tidak menganjurkan untuk membawa anak di bawah umur.
Tidak keluar masuk ruang sidang saat persidangan sedang berlangsung. Jika ingin merekam jalannya persidangan maka harus atas izin ketua persidangan.
Sangat penting untuk tidak bercengkrama antar sesama anggota sidang. Jika ingin menanggapi maka sebaiknya secara objektif dan bukan subjektif. Pastikan bebas dari asumsi maupun intrik.
Persidangan yang sah adalah dengan anggota hadir sekurang-kurangnya ½ ditamah 1 dari peserta yang ada pada daftar panitia.
Jika musyawarah untuk mufakat tidak membawa hasil maka keputusan melalui suara terbanyak. Apabila jumlah suara seimbang maka keputusan melalui lobbying menjadi penentu.
Persidangan tetap memiliki batasan waktu sehingga saat berlangsung sebaiknya tidak bertele-tele. Sebelum memulai persidangan umumnya unsur-unsur dalam persidangan akan melakukan sumpah sesuai dengan agama dan kepercayaan mereka.
Unsur-unsur persidangan akan melewati jalur yang berbeda dengan peserta sidang untuk menghindari adanya interaksi sebelum persidangan. Tentu interaksi tersebut dapat mempengaruhi objektivitas ketua sidang terhadap jalannya persidangan.
Daftar Pustaka
