Pimpinan Sidang, Tata Cara Mengendalikan Dengan 2 Hal Utama

Menduduki posisi Pimpinan sidang, bukanlah persoalan mudah, namun tidak bermakna posisi tersebut harus membuat seorang organisatoris menghindarinya. Syarat & Sidang Organum, Organisasi.co.id

Sebagaimana pada artikel sebelumnya yang membahas tentang Unsur Penting Dalam Persidangan, yakni:

1. Atribut Persidangan,
2. Palu Sidang,
3. Tatib Persidangan,
4. Peserta Sidang,
5. Pimpinan Sidang,
6. Konsideran,
7. Meja Dan Kursi Sidang,
8. Sound System.

Dalam hal pengendalian sebuah persidangan, seorang pimpinan memiliki tanggung jawab penuh untuk selanjutnya menyelesaikan misi dan tujuan sebuah persidangan.

Definisi Pimpinan Sidang

Pimpinan sidang adalah orang (tunggal dan sekumpulan) yang bertugas mengendalikan sebuah pertemuan persidangan, dengan kemampuan, dalam hal ini kecakapan dan pengalaman yang melekat pada pengetahuan/ilmunya.

Sebenarnya pemimpin persidangan berjumlah ganjil, yakni 3, 5, 7 dan 9. Tujuannya berjumlah ganjil adalah ketika terjadi perdebatan dalam hal pengambilan keputusan Maka voting secara internal pimpinan sidang memungkinkan. Untuk dilakukan.

Penyebutan pimpinan persidangan, bisa dengan nama presidium, komite, maupun steering komite (SC), Kesemuanya hanya penamaan saja yang berbeda, namun pada hakikatnya bermakna “pemimpin persidangan”.

Sementara itu, Seorang pemimpin sidang dianggap gagal menjalankan tugas, apabila gagal menghasilkan keputusan ataupun kebijakan.

Tata Cara Mengendalikan Sidang

Sidang harus terkendali, oleh karena semua itu membutuhkan kecakapan seorang yang bertugas sebagai pimpinan persidangan. Untuk hal tersebut maka sebelum memimpin harus mengetahui:

1. Jenis sidang dan tujuannya,
2. Durasi Waktu,
3. Psikologi Peserta,
4. Beri Kesempatan

Jenis dan Tujuan Sidang

Tata cara memulai sidang, membuka dan menyerahkan sidang sesuai artikel Palu Sidang: Sejarah, 3 Aturan Ketukan Dan Tata Cara.

Setiap penamaan sidang memiliki misi dan tujuan, misalnya sidang paripurna maupun pleno tata tertib, maka persidangan ini akhirnya akan memutuskan tentang seperangkat tata tertib sebuah persidangan.

Sebagaimana telah terpaparkan sebelumnya mengenai jenis sidang Persidangan Organisasi: Bentuk Dan Unsur bahwa hakikatnya sidang terdiri dari dua, yaitu: komisi dan paripurna ataupun pleno.

Seorang yang mendapatkan amanah harus menguasai proses berjalannya persidangan dan mengantarnya sampai pada tujuan, misi sidang tersebut.

Durasi Waktu

Waktu yang dibutuhkan atau durasi dalam menyelesaikan tujuan, Misalnya 30, 60 menit atau 120 menit, Dengan durasi tersebut, seorang pimpinan harus memimpin dengan efektif dan efisien.

Menggunakan waktu secara tepat, sehingga ketegasan seorang pimpinan dibutuhkan untuk mengefisienkan waktu tersebut.

Psikologi Peserta

Psikologi peserta pertemuan terpengaruh berbagai faktor, seorang pimpinan harus mampu mengenali secara umum psikologi tersebut, maka sifat humor dan luwes perlu untuk mencarikan segala kebekuan.

Mengenali psikolologi peserta berhubungan dengan pengalaman bersosial dengan orang lain, sehingga dibutuhkan Membaca gestur dan mimik seseorang, materi pembahasannya terdapat dalam berbagai artikel. Lebih mudah dengan membaca materi Neuro Lingustic Program (NLP).

Beri Kesempatan

Peserta memiliki hak untuk berbicara, sehingga berikan ruang maupun kesempatan tersebut kepada mereka untuk menyampaikan pendapat. Meski hanya satu atau dua orang.

Pimpinan menggunakan logika berpikir atas tanggapan dan pertanyaan yang masuk, kemudian pimpinan harus bisa menangkap substansi pertanyaan dari peserta.

Akhirnya, Jangan menggurui saat peserta melakukan kesalahan pertanyaan, tapi luruskan dengan lembut maupun sedikit bergurau. Sehingga, Jangan menekan, sebab hal itu bisa menimbulkan perlawanan meluas dari peserta lain yang bersimpati.

Tersenyumlah kepada mereka, hadirkan rasa empati, meski yang bertanya atau yang memberikan pernyataan tersebut merupakan “seorang lawan”. Atau bahkan memberikan kritik, seorang pengendali harus tetap tenang.

2 Hal Utama

Dalam hal mengendalikan proses, maka ada 2 hal utama yang harus totalitas dalam penguasaan seorang pimpinan sidang, yakni:

1. Palu Sidang,
2. Mic atau Pengeras Suara

Palu Sidang

Sebenarnya, Palu sidang adalah “senjata” bagi seorang pimpinan, jika ibarat sedang bertarung, maka kehilangan senjata akan menyebabkan hal fatal.

Maksudnya, palu sidang tidak boleh berpindah tangan atau terlepas dari tangan pimpinan sidang. Sebab palu sidang adalah translasi dari keputusan dan kebijakan yang sah.

Bisa anda bayangkan, ketika peserta mengambil palu sidang saat anda sedang memimpin sidang?

Mic atau Pengeras Suara

Pengeras suara tidak boleh menjadi bagian tidak penting dalam persidangan pada seorang Pimpinan, oleh karena itu Mic ataupun sound system harus terkendali bagi seorang pimpinan sidang.

Dalam pertemuan skala besar, operator sound system memiliki peranan penting. Dalam hal ini, pengendalian volume multi mic yang terpakai.

Demikian, artikel tentang elegansi dalam mengendalikan sebuah pertemuan.

Literatur Organisasi lain:

1. Cara Memimpin Sidang Secara Elegan
2. Organisasi Formal Informal, Syarat, Hak dan Kewajiban Pengurus
3. Mudah Mendirikan Organisasi; PT, CV, Yayasan dan Ormas