Struktur Organisasi, Kelebihan Kekurangan, Makna Kotak dan Garis

Struktur organisasi adalah interaksi berupa konektifitas yang lebih kompleks antar individu dalam sebuah organisasi. Reinald Ghazali (Pakar Manajemen Ekonomi)Struktur, Organisasi.co.id

Organisasi merupakan representasi gabungan 2 individu atau lebih, untuk mencapai tujuan bersama. Baik dalam hal ekonomi, sosial, politik, pendidikan dan sebagainya.

Untuk mengatur alur “transportasi” komunikasi organisasi maka membutuhkan, miniatur organisasi. Yang selanjutnya terkenal dengan nama structure organisasi atau bagan.

Video organisasi silahkan klik link berikut ini:

Macam-macam Struktur Organisasi

Artikel ini penjelasan lanjut dari artikel sebelumnya, yang membahas secara umum: Konsep Struktur Organisasi; Arti, Jenis, Bentuk, Serta 4 Fungsi & Contoh.

Kali ini akan menjelaskan secara mendalam mengenai macam-macam bentuk dari struktur. Ciri dan kelebihan serta kekurangan.

Konstruksi organisasi atau norma compages, terdiri dari lini dan beberapa bentuk lain. Memiliki definisi yang berbeda satu sama lain. Dengan masing-masing keunggulan dan kelamahan dalam penerapan kehidupan berorganisasi.Komposisi Organisasi.co.id

Adapun bentuk-bentuk struktur terdiri dari, yaitu :

1. Recta norma compages atau Struktur berbentuk lini/garis,
2. Staff recta norma compages atau Struktur berbentuk Lini dan Staff,
3. Eget norma compages Struktur berbentuk fungsi,
4. Norma compages Committee atau Struktur berbentuk Komite, dan
5. Matrix norma compages atau Struktur berbentuk matriks.

Struktur Garis/Lini

(Recta norma compages)

Agar tidak bingung dengan penamaan, Lini dan Garis, maka kata lini, merupakan bahasa asing yang merupakan kata baku yakni “line”.

Nama lain dari struktur garis ini adalah Lini. Bentuk ini berdasarkan penemuan oleh Hendry Fayol, sebelum datangnya teori organisasi Modern oleh Taylor dan Max Weber.

Berbentuk Garis lurus, atau line (lini). Dengan penafsiran bahwa proses alur perintah secara vertikal top down. Atau dari atas kebawah.

Meskipun kelihatan kuno, namun organisasi ini masih memiliki tempat sebagai Susunan yang menjadi dasar formulasi penemuan berikutnya.

Sifat Dan Ciri Struktur Lini

Adapun sifat dan karakter pada struktur kuno ini adalah sebagai berikut:

1. Berlaku pada perusahaan atau organisasi dengan jumlah persona yang minim,
2. Perintah dengan model Top Down (atas kebawah), dan Pelaporan, langsung dengan model Bottom Up (Bawah ke atas),
3. Pengambil kebijakan hanya pimpinan tertinggi,
4. Jumlah top manager, 1 orang,
5. Jumlah karyawan sedikit (1-25 orang),
6. Fasilitas kerja sangat terbatas atau minim,
7. Penggunaan pada perusahaan pribadi, atau perusahaan kecil

Kelebihan Dan Kekurangan Struktur Lini atau Garis

Kelebihan:

1. Hubungan pekerja dan manager secara langsung,
2. Manager mengawasi langsung para bawahan dalam beraktifitas,
3. Karyawan yang berjumlah sedikit, memiliki nilai solidaritas yang cukup tinggi satu sama lain
4. Pengambilan sebuah keputusan, sangat cepat. Sebab pimpinan tidak membutuhkan saran dari oranglain.
5. Kinerja karyawan sangat tinggi, sebab kantor “biasanya” adalah tempat tinggal top manager.
6. Jumlah karyawan terbatas, mereka memiliki adaptasi yang bagus satu sama lain.

Kekurangan:

1. Top Manager, memiliki kewenangan luas untuk otoriter, sebab merupakan owner, atau pemodal maupun sebagai founder,
2. Karyawan tidak memiliki kesempatan luas untuk mengembangkan keterempilan dan pendidikan dengan mengikuti pendidikan formal,
3. Pekerjaan bawahan bercampur, apakah kepentingan organisasi atau pribadi dari pimpinan,
4. Karyawan sangat dependen (bergantung) pada pimpinan.

Sebelum lanjut kepembahasan berikutnya, perhatikan struktur berikut ini. Komposisi organisasi Bank Indonesia.

Apakah Bank Indonesia, memakai struktur Lini?

Jawabannya adalah Tidak. Sebab dalam struktur sebelumnya terdapat kotak Biru pada bagian belakang.

Dan hal itu, kotak biru memiliki makna tersendiri. Akan terkupas pada bagian akhir dari artikel ini. Tentang makna kotak dan garis dalam bagan sebuah organisasi.

Selanjutnya, Bank Indonesia merupakan sebuah organisasi yang besar, dengan komposisi staff yang banyak. Sehingga tidak memungkinkan memakai Bagan Lini atau garis.

Struktur Lini dan Staf

(Staff recta norma compages)

Struktur berbentuk Lini dan Staff, pada dasarnya adalah struktur Lini yang mendapatkan variasi berupa penambahan Staff (staff ahli).

Kinerjanya sama dengan Struktur Lini. Dalam hal ini terdapat penambahan Staff didalamnya

Dalam Hal penambahan kata “staff”, terdiri dari 2, yakni:

1. Staff dari pimpinan, atau staff ahli,
2. Staff kerja bawahan pada bagian.

Dalam hal ini, terdapat perbedaan Struktur Lini dengan struktur lini dan staff. Dalam hal perbedaannya adalah, penambahan staff pada struktur dasar Lini.

Sehingga untuk memudahkan membedakan kedua macam bagan tersebut. Dengan mengingat bentuk bagan yang sederhana dari kotak atas berhubungan dengan garis kebawah. Maka itu struktur lini.

Jika melakukan penambahan item staff (Baik pada kolom pimpinan maupun bawahan). Maka hal itu merupakan organisasi lini dan staff.Muda Membedakan Lini dengan Lini dan Staff

Bentuk pelimpahan tugas, dari atas kebawah atau secara langsung, dengan pengaruh oleh pertimbangan dari staff ahli pimpinan.

Perintah kerja diteruskan kepada bagian bawahnya bersama dengan staff yang ada pada bagian bawah. Sehingga Tugas staff ahli adalah membantu meningkatkan kinerja dan tugas. Menyampaikan informasi dari atas kebawah.

Sifat Dan Ciri Struktur Lini Dan Staff

Adapun Struktur lini dan Staff, memiliki sidaf dan ciri sebagai berikut:

1. Hubungan antara atasan dengan bagian, tidak selamanya secara, langsung. Tapi biasanya terdelegasikan ke staff ahli pimpinan,
2. Jumlah karyawan melebihi 25 orang sampai jumlah banyak,
3. Bentuk organisasi menengah hingga besar
4. Terdapat penambahan kotak pada bagan organisasi bentuk lini (dasar).

Kelebihan Dan Kekurangan Struktur Lini Dan Staff

Kelebihan:

1. Terdapat pembagian tugas yang sesuai dengan kewenangan, dan kemampuan staff dan Bagian,
2. Persaingan ketat, sehingga karyawan berlomba melakukan yang terbaik dan berprestasi.
3. Dengan pembagian tugas yang jelas, menyebabkan koordinasi menjadi jelas,
4. Dengan adanya beberapa staff, maka memungkinkan pengembangan keterampilan dan pendidikan bagi staff. Baik Formal maupun informal.
5. Penempatan staff sesuai dengan kemampuan dan bakat karyawan.
6. Pergeseran karyawan memungkinkan terlaksana untuk saling melengkapi dalam kebutuhan organisasi.

Kekurangan:

1. Pengambilan keputusan yang berlangsung lama karena proses yang panjang.
2. Proses pengambilan keputusan menunggu saran dari para staff,
3. Kedekatan staff, memunculkan potensi anggota organisasi untuk nepotisme,
4. Peningkatan tekanan persaingan antar pejabat untuk mendapatkan perhatian pimpinan. Sehingga kadang anggota organisasi yang selevel saling bersaing negatif, beresiko konflik.

Struktur Organisasi Fungsional

(Eget norma compages)

Dalam beberapa hal, organisasi ini juga sinonim dengan organisasi Divisi atau Bagian.

Model organum dengan bagan berbentuk fungsional adalah komposisi hasil rancangan F.W. Taylor pada abad ke XIX (Tahun 1900). Sebagai bentuk bantahan terhadap organisasi Tradisional sebelumnya.

Organisasi tradisional adalah bentuk wadah dengan konstruksi lini, maupun lini dan staff. Yang telah ada sejak tahun 1600 (abad ke XVI).

Kehadiran ilmu filsafat pada tahun 1776, mulai muncul kata modern. Sebagai pembeda dengan kata tradisonal.

Selanjutnya Bentuk Fungsional, menganggap bahwa bentuk organisasi Lini, bersifat otokratik (otoriter). Maka perintah kepada bawahan tidak lagi melihat kemampuan yang menjadi kemampuan atau bakat dari bawahan.

Dan perintah pimpinan, sebagaimana pada struktur lini. Hampir tidak bisa membedakan, antara instruksi sesuai pekerjaan organisasi dan kebutuhan pribadi pimpinan.

Sifat Dan Ciri Struktur Fungsional

Adapun sifat dan Ciri-ciri dari struktur fungsional yaitu:

1. Instansi atau wadah yang berbentuk kecil, sama dengan organisasi lini.
2. Pembagian kerja berdasarkan keahlian,
3. Anggota organisasi bekerja berdasarkan keahlian,
4. Pemenuhan target kerja organisasi sesuai dengan fungsi
5. Pimpinan melakukan pengawasan berdasarkan fungsi setiap anggota.

Kelebihan Dan Kekurangan Struktur Fungsional

Kelebihan:

1. Program lebih akurat sesuai fungsi,
2. Efektif dan efisiensi anggaran dalam waktu yang sesuai,
3. Peningkatan karier karyawan berdasarkan kemampuan/keahlian,
4. Pemisahan antara pekerjaan fisik dan pikiran sangat jelas,
5. Pekerja akan lebih mudah menguasai keahlian sesuai penempatan,
6. Solidaritas tinggi karena jumlah karyawan yang cukup,
7. Kinerja dan moral yang tinggi pada pekerjaan,
8. Mudahnya koordinasi antara staff,
9. Memudahkan karyawan untuk meningkatkan keterampilan, dengan pendidikan formal maupun informal.

Kekurangan:

1. Prosedur administrasi yang banyak, sebab memungkinkan berbeda antara fungsi satu dengan yang lainnya. SOP (standar operasional prosedur) berbeda.
2. Pejabat fungsional memiliki kinerja lebih tinggi dari Kepala bagian, sehingga evaluasi kadang tidak sesuai substansi. Dan hal itu beresiko konflik.
3. Ide perubahan SOP dari bagian lain, susah untuk diadopsi.
4. Tidak memungkinkan secara bebas melakukan mutasi antar bagian,
5. Pejabat, fokus pada kinerja bagian, sangat minim memikirkan tujuan organisasi,
6. Transformasi fungsi yang lebih sempit, sehingga cendrung introvert,
7. Minimnya komunikasi antara fungsi yang lain, karena fokus pada fungsi masing-masing.
8. Koordinasi antara bagian, sulit melakukannya pada waktu bersamaan, sebab kesibukan waktu yang berbeda.

Struktur Komite

(Norma compages Committee)

Dalam penyebutannya, organisasi komite biasa juga terkenal sebagai Organisasi Lini dan Fungsional, Komisi, Dewan.

Pimpinan secara kolektif berbentuk dewan atau dengan nama komite. Maka dalam hal pengambilan kebijakan Struktur ini bertumpu pada kolektifitas atasan.

Dalam hal kebijakan setelah memutuskan secara kolektif oleh dewan pengambilan kebijakan sebagai pimpinan. Maka tugas tersebut akan terdelegasikan ke fungsi bawahan.

Sifat Dan Ciri Struktur Komite

Untuk memudahkan memahami ciri-ciri dari institusi berbentuk komite, maka struktur tersebut terbagi menjadi 2 bagian:

1. Pimpinan Kolektif (dewan), Komisi, Presidium
2. Pejabat Fungsional atau Bagian

Mengenai sifat dan Ciri-ciri dari struktur komite yakni :

1. Pimpinan mengambil kebijakan secara kolektif
2. Jumlah pimpinan lebih dari satu dan berjumlah ganjil, 3, 5,7 atau 9 orang.
3. Dalam hal pengambilan keputusan, ketika mufakat tidak tercapai, maka voting memungkinkan.
4. Pimpinan struktural memiliki jabatan masing-masing, misalnya Ketua, Sekretaris, Bendahara.
5. Pergantian organisasi biasanya hanya melakukan penggantian pada unsur pimpinan. Sebab proses penggantiannya berupa pemilihan atau pengangkatan. Sementara pejabat fungsional tidak melakukan penggantian menyeluruh.
6. Pimpinan memiliki hak yang setara dengan pimpinan yang lainnya.
7. Pelaksanaan tugas, berdasarkan pada fungsi. Atau divisi yang ada dibawahnya.

Kelebihan Dan Kekurangan Struktur Komite:

Kelebihan:

1. Pengambilan Kebijakan Akurat, karena pemikir yang kredibel
2. Persaingan Bawahan tinggi, sehingga tinggkat disiplin kerja yang tinggi,
3. Produktifitas terukur berdasarkan fungsi atau bagian,
4. Berorientasi pada tugas utama,
5. Tidak ada satu Pimpinan yang terlalu dominan, sehingga tumbuh sikap demokratis.
6. Kredibilitas tinggi pimpinan, menyebabkan bawahan yang mudah untuk di kontrol.

Kekurangan:

1. Keputusan susah untuk di rubah,
2. Pengambilan keputusan cenderung lamban,
3. Perdebatan unsur pimpinan, akan menciptakan suasana kerja tidak nyaman,
4. Dalam hal perpecahan pimpinan, secara langsung menciptakan perpecahan pada bawahan.
5. Jika terjadi persoalan pada tingkat pimpinan, susah untuk menebak siapa yang melakukannya secara sengaja,
6. Bawahan biasanya susah mengambil keputusan, karena komunikasi atasan yang berbeda.

Pada contoh gambar diatas: Komisioner KPUD mengambil kebijakan, dan meneruskan kepada sekretaris, selanjutnya Sekretaris meneruskan kepada seluruh staff yang ada dibawahnya.

Dari bagan ini menunjukkan, bahwa Komisioner tidak memiliki kewenangan perintah langsung kepada staff KPUD

Struktur Matriks

(Matrix norma compages)

Organisasi Matriks atau Matrix norma compages, merupakan suatu bentuk komposisi untuk kebutuhan pelaksanaan proyek.

Pada bagian ini berkumpul para spesialis untuk menyesaikan sebuah proyek.

Berbeda dengan organisasi lainnya, karena dalam hal penyusunan ini sesuai dengan kebutuhan penyelesaian sebuah proyek. Dalam pengertian proyek yang lebih luas.

Proyek tidak hanya pada pengerjaan fisik (bangunan atau jalan). Tapi juga berlaku dalam hal penelitian dan sebagainya.Bahasan Proyek

Dalam pelaksanaan sebuah kegiatan atau proyek, seorang staff atau bawahan mendapatkan beberapa arahan. Pada para spesialis yang berbeda antara satu dengan yang lain.

Dalam hal koordinasi, terdiri dari koordinasi secara vertikal, juga koordinasi ke para spesialis.

Sifat Dan Ciri Struktur Matrix

Adapun sifat dan ciri-ciri dari struktur Matriks:

1. Pimpinan Bisa bersifat Kolektif maupun tunggal,
2. Terdapat beberapa orang yang berfungsi sebagai ahli atau spesialis, untuk memikirkan pelaksanaan proyek,
3. Staf atau Pelaksana menerima arahan dari beberapa bagian

Kelebihan Dan Kekurangan Struktur Matriks

Kelebihan:

1. Proses pengkajian setiap tugas, secara teliti dari berbagai aspek dan tinjuan,
2. Pakar dengan keahlian berbeda, akan berdiskusi mendalam mengenai keakuratan pelaksanaan pekerjaan,
3. Pengambilan keputusan cenderung mengikuti tata aturan yang berlaku (hukum negara, adat, hukum dan sebagainya),
4. Pelaksanaan memakai manajemen waktu yang tepat,
5. Tidak terdapat persaingan yang berlebihan, sebab para spesialis bekerja dengan perbedaan bidang/keahlian kajian.

Kekurangan:

1. Fungsi pengarahan, langsung oleh para spesialis kepada staff, sehingga terkadang manager tidak menguasai semua bagian.
2. Biasanya pakar atau yang memiliki spesialisasi kerja, melakukan pekerjaan pula pada proyek lain. Sehingga beresiko susahnya mengatur waktu pertemuan.

Makna Kotak dan Garis Pada Struktur Organisasi

Kenapa Bagan organisasi menggunakan kotak?

Hal itu menggambarkan tegas dan kewenangan yang terdapat dalam sebuah organisasi.

Adapun dalam hal tertentu, Kotak berganti dengan lingkaran lonjong, pada dasarnya tidak masalah. Namun, hakikat sebuah struktur adalah susunan yang tegas antara satu dengan lain.

Sehingga pemilihan kotak sebagai sebuah pilihan yang tepat, untuk menggambarkan perbedaaan satu dengan yang lain.

Baca dan Pahami Sisi Kotak

Penempatan kotak, tidak boleh sembarangan, sebab kotak menjelaskan tentang hierarki pengambilan keputusan. Pimpinan berposisi pada bagian atas, bermakna bahwa kotak atas memiliki kewenangan lebih tinggi.

Kotak satu dengan kotak lainnya, berhubungan dengan:

1. Secara langsung menempatkan bersusun
2. Berhubunganan dengan Garis

Adapun penempatan kotak yang bersusun memiliki makna tersendiri, kotak tersusun seperti gambar berikut ini.

Bermakna bahwa kotak lainnya, mempunyai struktur tersendiri. Bersifat otonom. Hal ini berlaku pada organisasi yang besar.

Perhatikan komposisi beriktu ini

Perhatikan staff ahli dibagian atas, dan Dirjen serta pusat. Kotak tersusun (Bagian belakang) dengan jumlah masing-masing, memiliki makna jumlah pada bagian tersebut.

Contoh: Staff ahli bersusun 4, berarti pada bagian tersebut terdapat 4 orang staff ahli. Maupun Direktorat yang bersusun 5 bermakna 5 bagian direktorat pada struktur tersebut.

Hal itu memungkinkan, bahwa pada bagian bersusun tersebut, memiliki struktur tersendiri. Dengan jumlah staff yang ada dibawahnya masing-masing.

Catatan: Kotak harus memiliki garis sebagai pembatas, Baik garisnya secara utuh (keseluruhan kotak), maupun dengan bentuk lain. Sebagaimana pada contoh di bagian berikutnya.

Makna Garis Pada Bagan

Dalam hal garis dalam sebuah Struktur terdiri dari 4 bentuk

1. Bentuk Garis Solid, Bermakna Komando,
2. Garis Putus-putus, Bermakna Konsultasi,
3. Jenis Garis dari titik-titik, Koordinasi,
4. Garis Berwarna, Koordinasi.

Dalam hal makna garis, dibagian bawah sebuah struktur ditulis keterangan.

Untuk memaknai garis, kita perhatikan struktur unik dibawah ini.

Disebut unik, sebab memiliki garis patahan yang membungkus sebagian kotak.

Membaca Struktur Kemenkeu RI

Perhatikan tarikan garis dari kotak Menteri Keuangan/Wakil Menteri Keuangan ke Staff Ahli.

Garisnya, berkelok, lalu terus ke bagian bawah. Berbeda dengan struktur yang lainnya.

Bermakna bahwa:

1. Menteri Keuangan Memiliki kewenangan komando (perintah/instruksi) kepada Staff Ahli,
2. Menteri Keuangan memiliki kewenangan komando langsung kepada Dirjen dan Badan tanpa melalui Staff Ahli,
3. Staff Ahli memiliki Kewenangan komando kepada para Dirjen dan Badan.

Bagaimana membaca Garis warna Kuning pada bagan tersebut?

Terdapat 3 kotak (Pusat: Pembinaan, Informasi dan Analisis), perhatikan pada bagian bawah.

Dengan menggunakan garis berwarna kuning. Apakah bermakna, ketiga badan tersebut memiliki hierarki komando dari Dirjen Bea Cukai dan 8 Staff Ahli? (Kotak yang dilewati)

Jawabannya adalah Tidak.

Tapi ketiga badan itu di kendalikan langsung oleh Sekretaris Jenderal.

Bukannya ketiga badan tersebut melewati kotak Dirjen Bea Cukai dan Staff Ahli, berarti badan tersebut dibawah dirjen bukan?

Tetap jawabannya Tidak, Begini Penjelasannya. Perhatikan garis diluar kotak warna biru muda/abu-abu. Kotak itu, garisnya tidak bersambung.

Sementara aturan pembacaan garis adalah ketika garis menyentuh garis pada kotak. Garis kuning tersebut berhubungan langsung di ujung garis Sekretaris Jenderal. Tanpa menyentuk garis kotak yang lainnya.

Sebelum diakhiri pembahasan Tentang bagan sebuah lembaga atau wadah, perhatikan struktur yang ada dibawah ini, Untuk penanganan Covid-19.

Melihat struktur penanganan Covid-19 diatas, Masuk dalam Kategori apakah struktur tersebut? Jelaskan! Silahkan dibahas di Kolom Komentar.

Demikian artikel tentang Kontruksi dan susunan Organisasi, Makna Kotak dan Garis. Adapun cara membuat struktur, silahkan ke Desain Struktur Organisasi, Mudah Dengan 2 Cara Menggunakan Excel