susunan acara
susunan acara KKN (Kompasiana.com)

Susunan Acara Berbagai Kegiatan, Dan Pembukaan Oleh MC

Diposting pada
susunan acara
susunan acara (Kementrian Pendayagunaan)

Susunan acara menjadi pengatur jalannya sebuah acara. Di berbagai kegiatan, MC harus mengetahui apa saja urutan dalam sebuah acara mulai dari pembukaan hingga penutupan. Konsep Organisasi, Tika.

Sebuah acara berlangsung dalam waktu dan tempat tertentu. Bayangkan apa jadinya jika tidak ada susunan acara yang jelas?

Apakah hanya MC yang akan kewalahan dalam mengurus jalannya suatu acara?

Sudah tentu semua akan dirugikan. Mulai dari pengisi acara yang tentunya memiliki segudang kesibukan, hingga hadirin yang bertanya-tanya.

Pengertian Susunan Acara

Urutan dalam sebuah acara meliputi bagian-bagian yang ada di sebuah kegiatan. Itulah makna dari susunan sebuah acara.

Kegiatan yang bersifat formal dan informal memerlukan kepastian akan waktu pembukaan penutupan. Tidak hanya tamu peserta atau undangan yang terlibat dalam sebuah kegiatan.

MC dan pengisi acara berhak mengetahui apa yang harus mereka lakukan dan kapan. Bahkan tamu undangan juga dapat mengira-ngira waktu yang harus mereka habiskan.

Untuk itu, menyusun sebuah acara tidak dapat sesuka hati penyelenggara. Pengisi acara berperan penting di dalamnya. Apalagi jika pengisi merupakan orang ternama dan sibuk.

Penyelenggara bisa memasukkannya ke acara inti dan memintanya datang saat mendekati acara inti. Perlu adanya kesepakatan antara pembuat acara dengan pengisi acara.

Organisatoris lainnya membaca: Contoh Susunan Acara

Apa Pentingnya Susunan Sebuah Acara?

  1. Membuat acara tersusun dengan rapi
    Dengan adanya susunan dalam sebuah acara, maka harapannya adalah acara menjadi lebih teratur dan rapi. Semua telah teratur baik dalam segi waktu dan durasi. Sesuai kesepakatan acara dapat berlangsung dan selesai tepat waktu.
  2. Menjadikan acara lebih sistematis
    Sistematis maksudnya adalah sesuai dengan durasi sehingga dapat segera beralih ke acara selanjutnya.
  3. Mengurangi adanya kesalahan dalam berkoordinasi
    Dengan acara yang telah terencana dengan baik makan segala sesuatu yang akan ditampilkan dapat disiapkan dengan lebih rinci dan sempurna.
  4. Menjadi sebuah bahan evaluasi
    Dari sebuah susunan yang dibuat, kita dapat mengetahui apa yang harus dihilangkan dari sebuah susunan. Kemudian kita dapat mengevaluasi apakah acara tersebut telah sesuai dengan keinginan kita atau belum.

Organisatoris lainnya baca: Komunikasi Integratif: Pengertian, Teori, dan Benefit

Susunan Berbagai Kegiatan

susunan acara
Contoh susunan acara (UNPAD)

Mari kita menjelajahi acara demi acara dan merinci kira-kira apa saja yang akan menjadi isi dari acara tersebut. Ada berbagai macam acara atau kegiatan yang membutuhkan susunan yang tepat.

Agar tidak terjadi kesulitan dalam berkoordinasi, ada baiknya untuk merinci waktu, tempat, hingga kesediaan pengisi acara terutama dalam acara yang bersifat formal.

Integritas pembuat acara menjadi suatu taruhan nama baik dan profesionalitasnya. Ketika ia mampu membuat sebuah acara dan sukses dalam penyelenggaraannya, hal itu tidak akan mengecewakan banyak pihak.

Di kemudian hari baik tamu undangan hingga pengisi acara tidak akan merasa ‘kapok’ untuk menghadiri acara dengan penyelenggara yang sama.


a. Susunan acara penutupan kegiatan workshop

Acara yang pertama yang perlu kita coba untuk membuat susunannya adalah acara penutupan kegiatan workshop. Umumnya workshop berlangsung selama beberapa hari.

Dalam acara penutupan, maka yang terpenting adalah ucapan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu terselenggaranya workshop dengan sangat baik.

  • Pembukaan
    Pada sesi ini, MC akan membuka dengan kalimat ‘selamat malam atau pagi atau siang’ dan bisa jadi ia mengucapkan salam seperti ‘assalamu’alaikum, salam sejahtera, dan lainnya.
    Ketika pembukaan, MC juga akan menyapa pengunjung seperti menggunakan sapaan ‘Apa kabar hari ini?’ dan lain sebagainya. Tidak hanya bagi peserta workshop, namun juga bagi tamu undangan dan pengisi acara.
  • Sambutan
    Acara selanjutnya adalah sambutan. Kata-kata sambutan tentu akan diisi oleh ketua pelaksana workshop dan isinya adalah rasa terima kasih kepada para peserta workshop.
  • Lain-lain
    Pada acara lain-lain bisa diisi dengan acara musik atau makan bersama. Acara ini sekaligus penutup dan doa. MC akan mengatur sedemikian rupa bagaimana caranya ia menyampaikan kata penutup di tengah acara.


b. Susunan dalam penutupan kegiatan pelatihan

Mirip dengan workshop, pelatihan juga umumnya berlangsung selama beberapa hari. Ketika penutupan, tentu tidak semeriah pembukaan. Namun tetap terdapat beberapa susunan yang mirip.

  • Pembukaan
    MC akan mengisinya dengan salam baik formal maupun keagamaan. Semua tergantung dari konteks pelatihan itu sendiri. Jika melibatkan berbagai agama, maka salam formal menjadi lebih baik.
  • Pemberian kata sambutan
    Pada saat pelatihan, tidak hanya penyelenggara yang memberikan sambutan berupa rasa terima kasih atas kesuksesan acara berkat partisipasi peserta, namun peserta juga akan memberikan perwakilan untuk mengucapkan terima kasih kepada penyelenggara.
  • Pemberian penghargaan atau pembagian sertifikat
    Biasanya dalam sebuah pelatihan akan menghadirkan beberapa kuis. Di sanalah letak kemeriahan acara. Dengan demikian saat penutupan acara ini akan menjadi salah satu yang paling ditunggu.
  • Penutup dan lain-lain
    Penutup tidak lain adalah doa. Kemudian bisa dilanjutkan dengan ramah tamah antar anggota pelatihan.

c. Susunan acara penutupan kegiatan KKN

susunan acara
susunan acara KKN (Kompasiana.com)

Kuliah Kerja Nyata berisikan anak-anak muda para mahasiswa dan dosen pembimbing lapangan yang tak kalah enerjik. Penutupan pun berlangsung di lokasi KKN.

Jika itu di desa, maka susunan acara sepenuhnya menjadi kendali aparat desa dan bersifat formal. Oleh sebab itu, susunan acaranya menjadi:

  • Pembukaan
    MC akan menyapa dengan ucapan salam serta menggunakan kata sapaan seperti, ‘Yang Terhormat, bapak Kepala Desa Wonosari, Yang Terhormat, Dosen Pembimbing Lapangan KKN Universitas Islam Surakarta, dan Adik-adik peserta KKN”
  • Pemberian kata sambutan
    Umumnya kegiatan formal akan terisi oleh pemberian kata sambutan oleh orang yang kedudukannya lebih tinggi. Dalam hal penutupan KKN, maka Kepala Desa akan memberi sambutan.
    Kemudian diikuti oleh Dosen Pembimbing Lapangan dan perwakilan dari ketua KKN di wilayah tersebut.
  • Penyerahan kenang-kenangan oleh kedua pihak
  • Penutup dan doa
    Namun akan sedikit berbeda jika acara ini berlangsung di unit KKN masing-masing dalam lingkup yang lebih kecil. Maka acara ini dapat menjadi lebih semi formal.

Susunan acara pada penutupan KKN yang bersifat dalam unit adalah:

  • Pembukaan(MC atau ketua unit akan membukanya dengan salam dan sapaan kepada rekan-rekan serta pemilik tempat seperti ketua RT dan sebagainya).
  • Kesan dan pesan selama menjalankan KKN baik dari rekan-rekan maupun pemilik tempat.
  • Serah terima cinderamata sebagai ucapan terima kasih.
  • Penutup, doa, dan lain-lain yang bersifat acara bebas.


d. Susunan acara penutupan kegiatan lomba

Apapun jenis lombanya, umumnya pembacaan pemenang adalah pada saat penutupan. Oleh sebab itu, susunan yang perlu dibuat tidaklah terlalu rumit dengan berisi banyak pengisi acara.

  1. Pembukaan
    Dalam hal ini berisi salam dan sapaan.
  2. Pemberian kata sambutan oleh penyelenggara lomba dan perwakilan juri
    Penyelenggara lomba akan memberikan sambutan yang tentunya juga memotivasi kontestan yang belum berhasil.
  3. Pengumuman pemenang
  4. Pembagian hadiah dan foto bersama
  5. Doa dan penutup


e. Susunan acara penutupan kegiatan Bimtek

Tidak jauh berbeda dengan acara workshop maupun pelatihan, bimek juga memiliki runtutan acara yang cukup panjang.

Oleh sebab itu, saat penutupan, maka susunan acaranya menjadi:

  1. Pembukaan oleh MC
  2. Sambutan penyelenggara bimtek
  3. Evaluasi
  4. Penutup dan doa
    Tergantung dari bimtek yang sedang diikuti, dalam penyusunan acara menjadi menyesuaikan baik itu terkait pemberian sertifikat atau peresmian suatu hal.

f. Contoh susunan acara penutupan kegiatan LDKS

LDKS adalah Latihan Dasar Kepemimpinan Siswa. Latihan ini berisi ajaran baris berbaris, sehingga dalam penutupannya juga harus menampilkan dasar-dasar baris berbaris.


Isinya mirip dengan upacara bendera, dimana MC pada awalnya akan mengucapkan salam.

Kemudian masing-masing pemimpin pasukan akan menyiapkan pasukan mereka.

Pemimpin upacara lalu memasuki lapangan upacara dan pemimpin upacara yang paling kanan memberikan hormat pada pemimpin upacara.

Laporan dari masing-masing pemimpin pasukan kepada pemimpin upacara.

Pembina upacara memasuki lapangan upacara dan pennghormatan kepada pembina upacara.

Pemimpin upacara memberikan laporan kepada pembina upacara.

Segenap hadirin menyanyikan lagu Indonesia Raya.

Ketua Pelaksana memberikan laporan kepada Pembina Upacara.

Pembina Upacara memberikan amanat upacara dan dalam hal ini akan menutup pula kegiatan Latihan Dasar Kepemimpinan Siswa masa bakti …/…

Pembina upacara akan melakukan pelepasan tanda peserta secara simbolis yang diikuti seluruh peserta LDKS.

Doa serta laporan pemimpin upacara kepada pembina upacara jika acara penutupan telah selesai.

Pembina upacara meninggalkan lokasi upacara.

Pemberian hormat kepada pemimpin upacara. Kemudian pemimpin upacara meninggalkan lapangan. Masing-masing ketua pasukan mengistirahatkan pasukannya.

Upacara penutupan selesai dan boleh diisi oleh pengumuman-pengumuman lainnya.

Setiap sekolah memiliki kebijakan masing-masing mengenai acara penutupan LDKS tersebut. Tidak sedikit juga yang kemudian melanjutkannya dengan acara non formal.



g. Susunan acara penutupan kegiatan olahraga

Acara olahraga selalu tampil penuh semarak. Akan ada tari-tarian, sambutan, dan tidak jarang juga laga final dari puncak olahraga yang dilombakan.

Contohnya pada penutupan Piala Dunia. Ajang sepak bola menjadi penutup yang menggelegarkan stadion. Selain berisi acara-acara musik, sambutan, dan penghargaan, pertandingan final menjadi pamungkas.

Tidak heran jika durasi penutupan menjadi begitu panjang dan tidak tertutup secara resmi dengan doa dan lainnya. Justru pemberian penghargaan adalah inti sekaligus penutup.

  1. Pembukaan oleh MC berisi sapaan kepada hadirin dan tamu-tamu yang terhormat.
  2. Tari penyambutan, contoh tari Sekar Jepun
  3. Menyanyikan lagu wajib Indonesia Raya
  4. Sambutan ketua panitia kegiatan olahraga
  5. Kata sambutan dari Mentor olahraga atau yang ahli dalam bidang tersebut
  6. Sambutan dari bupati atau yang setara dengan beliau
  7. Pemotongan tumpeng
  8. Menyaksikan pertandingan final
  9. Menyerahkan hadiah kepada para pemenang lomba kegiatan olahraga
  10. Hiburan berisi musik dan tarian band lokal
  11. Penutup

Penutup

Dalam setiap acara, membuat susunan yang baik dan benar menjadi kunci sukses. Namun sebenarnya tidak hanya itu, bahkan mengetahui durasi yang sebaiknya tepat bagi masing-masing acara juga menentukan kesuksesan.

Tidak jarang kita temukan saat acara-acara formal akan dilakukan gladi resik yang sifatnya adalah mengevaluasi sebuah acara sebelum benar-benar berlangsung.

MC bukanlah pemain tunggal daam kesuksesan acara namun pihak-pihak belakang layar pun berperang sangat penting.

Adanya masalah teknis tentu dapat mengulur waktu dan MC harus sigap mengenai hal ini. Kini saatnya kita praktik untuk menyusun sebuah acara.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *